ВИКОНАВЧИЙ СЕКРЕТАР: ПРОФІЛЬ, НЕОБХІДНІ НАВИЧКИ ТА ФУНКЦІЇ - ДУДИ - 2025

Виконавчий секретар є робота чи професія , яка служить для забезпечення максимальної підтримки високопоставлених співробітників в компанії або організації. Він буде тим, хто буде організовувати та підтримувати графік роботи керівників та допомагати їм виконувати найрізноманітніші адміністративні завдання.

Мета - сприяти загальній ефективності бізнесу, забезпечуючи своєчасне та ефективне виконання всіх покладених на вас адміністративних завдань. Секретар - це особа, яка надає адміністративну підтримку. Вони можуть виконувати такі завдання, як написання та зберігання, відповідь на телефон та передачу повідомлень.

Джерело: pixabay.com

З іншого боку, виконавчий секретар або адміністративний помічник також займається деякими з цих заходів, поряд з координацією офісу, дослідженням продуктів, взаємодією з постачальниками, замовленням продукції та створенням бази даних. .

Виконавчі секретарі зазвичай отримують більшу зарплату, ніж секретарі, оскільки вони виконують функції високого рівня та прискорюють продуктивність офісу.

Обов’язковий профіль

- ступінь бакалавра ділового адміністрування або суміжних галузей.

- Досвідчений досвід виконавчого секретаря або аналогічну адміністративну роль.

- Повинно бути компетентним у поводженні з Microsoft-Office комплексно, а також у back-office програмному забезпеченні, наприклад ERP-системах.

- Поглиблені знання про офісне управління та основні процедури обліку, а також відповідну технічну лексику, що використовується в галузі.

- Ознайомлення з основними методами дослідження та методами звітування.

- Відмінні навички організації та управління часом.

- Видатні навички спілкування та ведення переговорів.

- Цілісність і конфіденційність.

Виконавчі секретарі повинні бути швидкими професіоналами з великими навичками управління часом та багатозадачністю. Саме завдяки своїй старанності та компетентності у своїй роботі керівники можуть зосередитися на своїх управлінських обов'язках, не турбуючись про інші завдання.

Багато керівників сильно покладаються на свого виконавчого секретаря, щоб координувати щоденні завдання та тримати їх у розкладі. Такт та напористість вимагаються як керівники часу керівника.

Навички потрібні

Виконавчі секретарі повинні володіти базовими навичками, такими як написання, граматика, написання орфографії та пунктуації, та мати досвід використання офісної техніки та звичайних програмних програм, таких як обробка текстів, електронних таблиць та графіки.

У рівній мірі вони повинні володіти прекрасними навичками управління часом та здатністю ефективно справлятися з різними обов'язками.

З іншого боку, виконавчий секретар також потребує інших якостей, таких як хороший розсуд, дипломатія, розсудливість та вміння самостійно вирішувати проблеми.

Вони потребують сильних комунікативних навичок, щоб взаємодіяти з громадськістю, писати звіти та рецензувати публікації.

Активно слухайте

Вам потрібно знати, як приділяти повну увагу тому, що говорять інші, витрачаючи час, щоб зрозуміти висловлювані моменти, ставити запитання як можна і не перебивати у невідповідні часи.

Розуміння прочитаного

Повне розуміння письмових речень та абзаців у документах, пов’язаних з роботою.

Управління часом

Знати, як ефективно керувати як власним часом, так і часом інших.

Знати, як говорити

Говоріть чітко з іншими людьми, щоб ефективно передати інформацію.

Написання

Мати ефективне письмове спілкування, відповідно до потреб аудиторії.

Критичне мислення

Використання логіки та міркувань для виявлення сильних та слабких сторін рішення, висновків чи альтернативних підходів до проблем, що виникають.

Проактивне навчання

Зрозумійте наслідки нової інформації для поточного та майбутнього вирішення проблем та прийняття рішень.

Координація

Коригування дій стосовно дій інших.

Огляд

Перегляньте та оцінюйте результати діяльності себе, інших людей чи організацій, щоб вдосконалитись або вжити коригуючих заходів.

Особливості

Виконавчий секретар може відповідати за дрібну готівку та бухгалтерський облік, але також може керувати бюджетом. Ви можете публікувати статті на веб-сайті, але ви також можете створити та керувати веб-сайтом.

Ви можете вводити дані в електронну таблицю, яку ви створили та використовували для своїх функцій звітування.

Виконавчий секретар може контролювати адміністративний персонал. Часто звітує безпосередньо перед генеральним директором і може схвалити одного або декількох старших керівників.

Обов’язки

Увага до керівників

- Ведення порядку денного керівників та надання допомоги у плануванні зустрічей, засіданнях ради, конференціях тощо.

- Відвідайте засідання, щоб підготувати протоколи та протоколи зустрічей, потім скласти, переписати та розповсюдити їх.

- Складіть всі домовленості про подорожі для керівників: придбання квитків, бронювання готелів, доставка витрат на проїзд, управління та перегляд відповідної документації тощо.

- Проводити доручені розслідування, збирати дані та готувати документи чи звіти для розгляду та представлення керівництвом, комітетам та радам директорів за призначенням.

- Обробляйте конфіденційні документи, переконуючись, що вони залишаються захищеними та безпечними.

Внутрішня та зовнішня взаємодія

- Отримувати та фільтрувати телефонні дзвінки, перенаправляючи їх до відповідної особи, коли це зручно.

- Керуйте, розставляйте пріоритети та розповсюджуйте всю вхідну чи вихідну кореспонденцію (електронну пошту, листи, факси, пакунки тощо), читаючи та аналізуючи вхідні нагадування, презентації та звіти, щоб визначити їх важливість та планувати їх розповсюдження.

- Підготуйте відповіді на листування, що містять звичайні запити.

- Контролюйте використання канцелярських товарів та домовляйтеся про умови з постачальниками, щоб гарантувати, що замовлення вигідніші.

- Зустрітися з особами, групами спеціальних інтересів та іншими особами від імені керівників, комітетів та рад директорів.

- Ласкаво просимо до відвідувачів і визначте, чи потрібно їм надавати доступ конкретним людям.

Адміністративна підтримка

- Зберігайте електронну та паперову документацію, забезпечуючи організацію та доступність інформації для швидкого пошуку.

- готуйте рахунки-фактури, звіти, листи, фінансову звітність та інші документи, використовуючи програмне забезпечення для обробки тексту, електронні таблиці, бази даних та / або презентації, а також надаючи відповідну допомогу в бухгалтерському обліку.

- Виконувати загальні офісні завдання, такі як підтримка систем адміністрування та виконання основних завдань бухгалтерського обліку.

- Координувати та керувати офісними службами, такими як записи та складання бюджету, для надання допомоги керівникам.

- Встановити та контролювати адміністративну політику та процедури, як для офісних службовців, так і для організації.

- Перегляньте діючі практики та процедури, щоб визначити, чи можна вдосконалити такі сфери, як робочий потік, процедури звітності чи витрати.

- контролювати та навчати інших адміністративних працівників.

Список літератури

1. Працездатний (2018). Опис роботи виконавчого секретаря. Взято з: resources.workable.com.
2. Бет Грінвуд (2018). Різниця між секретарем та виконавчим секретарем. Робота - Хрон. Взято з: work.chron.com.
3. Кар’єрний планувальник (2018). Виконавчий секретар та помічник адміністративної служби. Взято з: job-descriptions.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018). Опис посади виконавчого секретаря Взято з: hrvillage.com.
5. BSR (2018). Обов'язки виконавчого секретаря. Взято з: bestsampleresume.com