КОРЕСПОНДЕНТСЬКА ОДИНИЦЯ: ФУНКЦІЇ, СТРУКТУРА, ЗНАЧЕННЯ - КУЛЬТУРНА ЛЕКСИКА - 2025

Відповідність блок є робочою станцією , яка приймає, класифікує, запис і централізовано розподіляє внутрішні і зовнішні комунікації та документи для всіх членів організації між різними відділами. Його мета - гарантувати, що вони будуть доставлені одержувачу ефективно, швидко та в найкращих умовах.

Приватні та державні установи чи корпорації реалізують цю програму управління документами для впорядкування процесів контролю кореспонденції. Це процес, який інтегрується в організаційну динаміку і дозволяє досягти цілей компанії.

Кореспондентський підрозділ забезпечує ефективну та оперативну доставку інформації всередині компанії. Джерело: pixabay.com

Від стародавніх архівів до цифрової доби метод організації цього відділу призначений для забезпечення легкого доступу до документальної інформації, яка представляє інтерес, і для захисту контрольних записів, файлів, посібників з процедури та всієї історії компанія у фізичному та / або цифровому форматі.

В даний час існує розроблене програмне забезпечення для прискорення управління документами, що позитивно вплинуло на навколишнє середовище, оскільки фізичний файл має тенденцію до зникнення та уникнення споживання паперу.

Так само доставка або отримання кореспонденції через інтранет та екстранет роблять більш динамічними та оперативними.

Особливості

Підрозділ листування має конкретні функції, призначені для документування, організації та ефективного розповсюдження кореспонденції, що містить інформацію, властиву бізнесу чи послугам, що надаються, а також всю життєво важливу документацію для підтримки адміністративної та організаційної діяльності.

Конкретні функції підрозділу листування включають наступне:

- Контроль входу та виходу документів.

- Розподіліть комунікації за відповідними областями.

- Процес листування та комунікацій, що створюються всередині та зовні.

- Сканування документів.

- Замовляйте, класифікуйте та описуйте документи документального фонду компанії.

- Збереження та контроль документального виробництва.

- Присвоїти послідовні номери кореспонденції, яка виробляється або приймається (подача).

- Виберіть документи та повідомлення, які потрібно зберігати, та передайте їх до центрального архіву.

Будова

Кореспондентський підрозділ організовується відповідно до розміру та особливостей компанії чи установи. Зазвичай це залежить від штабу, який розділений на дві підрозділи: одну для входу та одну для виходу.

Кожна субодиниця має конкретні функції, спрямовані на адміністрування та контроль всього, що має відношення як до внутрішньої, так і до зовнішньої кореспонденції. Ці типи підрозділів структуровані так:

Лідерство

Він визначає положення та політику, які раціоналізують, стандартизують та регулюють виробництво документів, способи розповсюдження, відправлення та отримання листування та доручення членів відділу. Тобто, узгоджено вони з'єднують процес управління документами та архівами та його ефективну систематизацію.

Узгодження підрозділу

Вона відповідає за впровадження методів розповсюдження та контролю у сфері документообігу на основі політики та правил, встановлених компанією. Це поділяється на:

Вхідне листування

Це документи, які надходять та спрямовуються до різних відділів установи. Документи надходять у цій галузі. Перш ніж запечатати прийом квитанції, необхідно переконатися, що:

- Вони справді призначені для установи чи компанії.

- Справа притаманна установі чи компанії.

- Вони належним чином скріплені печаткою та підписом.

- Додатки, якщо такі є, є повними. Якщо їх немає, претензія повинна бути негайно подана до емітента у письмовій чи усній формі.

- Штамп субодиниці проставляється з датою та часом отримання.

Контроль та доставка

Потім документи класифікуються, розміщуючи символ, відповідний відділу, куди вони повинні бути надіслані. Реєстрація здійснюється за основними контрольними даними, такими як дата отримання, відділ, якому він призначений, номер реєстраційного контролю та оригінальні дані відправника.

Після цього етапу документації та класифікації здійснюється розподіл, який складається з відправлення кореспонденції кожному відділу чи агенції. Згаданий департамент продовжить ставити штамп про підтвердження отримання та згоди.

У разі, якщо буде визначено, що документ не адресовано установі або не входить до його компетенції, він буде повернутий відправнику походження з належним поясненням.

Виїзна листування

Цей район відповідає за отримання кореспонденції та документів від кожного з підрозділів компанії чи установи та упорядкування їх за призначенням. Він здійснить відправлення через відповідні канали, коли вони підтвердять наступне:

- Документи повинні бути написані на інституційному папері.

- Документи повинні бути підписані (як оригінал, так і копія).

- Додатки повинні бути додані.

- Інформація одержувача та адреса повинні бути правильними.

- Виписка та виїзд повинні бути вказані з датою та кодом.

Переглянувши та затвердивши дані та характеристики, встановлені для відвантаження, ми переходимо до надання підтвердження отримання.

Цей район бере на себе відповідальність за відправлення та доставку до пунктів призначення після класифікації їх за маршрутом (поштою, особисто чи безпосередньо, через обмін, серед інших).

Конверти будуть позначені етикетками, а документи, які вони містять, будуть ідентифіковані в контролі доставки або рахунках-фактурах відповідно до способів їх відправлення. Ви повинні повернути копію документів, завірених печаткою та підписом, як підтвердження отримання.

Нарешті, вони подаються в алфавітному, числовому, тематичному чи хронологічному порядку для здійснення виїзду та встановлення контролю.

Важливість

Кореспондентський підрозділ - це чутлива та дуже конфіденційна зона. Від цього залежить, що відносини та комунікації всередині установи та поза нею здійснюються ефективно та своєчасно.

Важливість відділу листування полягає в тому, що саме це повинно гарантувати збереження, зберігання та збереження документів, що становлять пам’ять про установу чи компанію.

Основна мета - своєчасно забезпечити доступ до письмової інформації, що обробляється в межах організації.

Список літератури

1. "Кореспондентський відділ" в університеті Сантьяго де Калі. Отримано 8 липня 2019 року з університету Сантьяго де Калі: usc.edu.co
2. Гутьеррес, Е. "4 кроки, щоб правильно сформувати та впорядкувати записи вашої компанії" у розділі Вони не є документами. Отримано 8 липня 2019 року з No paper: nosonpapeles.com
3. Ескобар, C. «Організація документів» у діяльності. Отримано 8 липня 2019 року з діяльності: blogspot.com
4. "Внутрішнє розпорядження щодо подачі та листування" в Національній пожежній частині Колумбії. Отримано 8 липня 2019 року з Національної пожежної частини Колумбії: firefighters.mininterior.gov.co
5. "Кореспондентські та архівні підрозділи у федеральному державному секторі" Монтеррейського інституту технологій та вищих досліджень. Отримано 9 липня 2019 року з Монтеррейського інституту технологій та вищих досліджень: itesm.mx