РЕКВІЗИТ ПРИДБАННЯ: ТИПИ, СПОСІБ ЇХ ВИГОТОВЛЕННЯ ТА ПРИКЛАДИ - ДУДИ - 2025

Форма запиту про закупівлю - це документ, згенерований відділом користувача або персоналом складу для повідомлення відділу закупівель про предмети, які потрібно замовити, кількість та терміни доставки. Купівля у бізнесу починається з збирання вимог.

Після їх складання слід повідомити відділ закупівель. Реквізит купівлі - це документ, який міститиме перелік цих вимог. Щоб запобігти шахрайству, керівникам відділів, як правило, не дозволяється замовляти безпосередньо у постачальників або купувати від імені компанії.

Натомість це інший відділ, який називається відділом закупівель, який фактично розміщує замовлення у зовнішніх постачальників. Керівники різних підрозділів використовують форми запитів на придбання, щоб повідомити цьому відділу, які матеріали потрібно придбати.

Реквізити та замовлення на купівлю є ключовими документами в процесі придбання предметів, необхідних компанії для своєї роботи, стандартизуючи процес замовлення всередині та зовні.

Типи

Ключові моменти щодо заявки на придбання:

- Це запит до відділу закупівель на придбання певного переліку матеріалів.

- Вам потрібно схвалення організації, що закуповує.

- це внутрішній документ; тобто залишається всередині організації.

Ви можете створити заявку на придбання для таких типів закупівель:

Стандартний

Отримати поставки та матеріали від постачальників, як для виробничих процесів, так і для офісних витратних матеріалів та інших активів.

Аутсорсинг

Поставляти сировину постачальнику і таким чином отримувати готовий продукт.

Навантаження

Отримання матеріалів, які зберігаються у приміщеннях компанії, і постачальник за це сплачується.

Передача

Отримати матеріали з іншого відділу чи області, що є в межах однієї організації.

Зовнішнє обслуговування

Отримати послуги стороннього постачальника, такі як проведення технічного обслуговування установок.

Як розроблено?

Основними компонентами, що складають заявку на придбання, є:

- Номер реквізиту, який дозволяє ідентифікувати документ. Він повинен бути попередньо роздрукований.

- Відділ запитів.

- Дата реквізиту та запитувана дата доставки.

- Прізвище особи, яка готує реквізит, та підпис особи, яка здійснює відповідний дозвіл.

- Запитані елементи повинні бути детально описані, щоб уникнути неточних даних. Сума повинна бути точною; дуже важливо розмістити необхідну одиницю (кілограми, літри, одиниці тощо).

- Підпис керівника відділу закупівель, який затверджує або не схвалює закупівлю.

- Якщо котирування вже були запрошені у постачальників, вони повинні бути додані до реквізиту.

Процес реквізиції закупівлі

Процес реквізиції закупівель використовується організаціями для розміщення та відстеження замовлень на поставки. Це може бути що завгодно, від сировини до офісних меблів тощо.

Коли керівник відділу вважає, що матеріалів не вистачає, він заповнює форму заявки на придбання, яка включає поля, перелічені вище.

Реквізит покупки - це форма, яку відділ компанії надсилає до відділу закупівель, перелічуючи товари, які він хоче замовити у зовнішнього постачальника.

Цей процес дозволяє користувачам робити замовлення, отримувати схвалення керівника, а головне, дозволяти стороннім постачальникам подавати цінові пропозиції.

Коли менеджер із закупівлі отримає в цьому процесі запит на придбання, він може переглянути всю інформацію, подану користувачем-джерелом. Менеджер просто вибирає, чи затверджений реквізит чи ні.

Якщо його не буде затверджено, є поле, в якому слід вказати причину рішення, і департамент, що подає запит, буде повідомлений про це рішення. Однак якщо менеджер дасть свою згоду, наступним кроком буде запит пропозицій у постачальників.

Важливість

Почніть процес покупки

Час від часу відділи компанії потребують матеріалів; реквізит покупки ініціює процес придбання. Відділ закупівель діятиме відповідно до міцності документа.

Якщо є якісь проблеми, документ буде слугувати доказом того, що відділ замовив поставки з певним повідомленням.

Це інструмент управління

Якщо немає належного контролю, персонал може бути причетний до шахрайства, оскільки вони можуть вимагати матеріали для особистого використання.

Що стосується реквізиту про закупівлю, існують заходи, що дозволяють запобігти шахрайству. Запит повинен пройти через декілька рук, щоб забезпечити його точність та необхідність.

Захистіть бізнес

При наявності реквізиційних замовлень уникнути шансів на шахрайство. Активи компанії також захищені.

Централізація процесу закупівлі

Коли організація вимагає, щоб усі реквізити проводилися централізовано через відділ закупівель, керувати цим процесом легко.

Покупці теж виграють, оскільки тепер вони можуть купувати покупки та використовувати купівельну спроможність організації для узгодження кращих умов.

Приклади

Приклад 1

№ запиту: 00455

Дата проведення: 15 травня 2018 року

Прізвище кандидата: Анналізе Корво

Посада: навчальний керівник

Відділ: Підготовка кадрів

Підстава для запиту: У навчальному курсі «Забезпечення якості» потрібно використовувати такі статті, які будуть надані протягом тижня з 16 по 20 липня 2018 року.

- 01 випадок маркерів фліп-чарту.

- 12 олівців.

- 01 фліп-чарт з 20 білими аркушами: шириною 1 метр х 1,5 метром.

- 12 однорядних зошитів звичайного розміру.

- 06 кольорових маркерів для дошки.

- 12 гумок для стирання.

- 12 ручок синього чорнила.

2 цитати, отримані від постачальників канцтоварів, додаються.

Автор: Альберто Морено

Посада: менеджер з персоналу

Управління людськими ресурсами

Приклад 2

Confecciones Tely, виробничий відділ SA повинен замовити різні матеріали та заповнити форму заявки на придбання. Ця форма повідомляє відділу закупівель, що ці поставки потрібні.

Відділ закупівель може схвалити або відхилити отриманий реквізит. Якщо його буде затверджено, буде створено замовлення на купівлю.

Замовлення на купівлю відправляється продавцю для придбання продукції. Постачальник виготовляє та постачає продукцію з рахунком-фактурою.

Приймаючий відділ отримує продукцію та доставляє звіт про отримання в бухгалтерію.

Якщо всі документи відповідають, бухгалтерія видає касир схвалення рахунку, вказуючи, що платіж може бути здійснений постачальнику.

Список літератури

1. Діловий словник (2018). Заявка на закупівлю. Взято з: businessdictionary.com.
2. Курс MyAccounting (2018). Що таке закупівля? Взято з: myaccountingcourse.com.
3. Лісовий час. Різниця між заявкою та замовленням на купівлю. Малий бізнес - Хрон. smallbusiness.chron.com.
4. Дані Хао (2018). Що таке замовлення на покупку та чому це важливо для вашого бізнесу. Прокурити. Взято з: blog.procurify.com.
5. Підручник Точка (2018). SAP MM - Запит на придбання. Взято з: tutorialspoint.com.