УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТАМИ: ЕТАПИ, ЗАВДАННЯ ТА ПРИКЛАДИ - ДУДИ - 2025

Управління проектом полягає у виконанні ініціювання, планування, виконання, контролю та закриття роботи команди задля задоволення конкретних причин успіху та досягнення конкретних цілей у встановлений термін. Тому саме застосування навичок, прийомів, знань та інструментів до програмних заходів відповідає вимогам проекту.

Проект - це перехідна робота, покликана створити унікальний результат, послугу або продукт із визначеним початком і кінцем, що проводиться для досягнення помітних цілей і цілей, як правило, для досягнення додаткової вартості або корисних змін.

Джерело: pixabay.com

Тимчасова якість проектів співпадає з рутинними бізнес-операціями, які є простими ітераційними, напівпостійними або постійними видами діяльності з виробництва послуг чи продуктів.

Якщо процес управління проектами не матиме, це може призвести до втрати часу, втрати коштів та низької продуктивності.

Потужний інструмент

Управління проектами - це потужний інструмент бізнесу, який може запропонувати багатьом перевагам компаній усіх розмірів. Забезпечує повторювані процеси, вказівки та методи для управління людьми та роботою, що бере участь у проектах.

Це може збільшити ваші шанси на успіх та допоможе реалізовувати проекти послідовно, ефективно, вчасно та з бюджетом.

Реалізуючи основні стратегії управління проектами, будуть досягнуті бажані цілі, і ці цілі будуть досягнуті протягом визначеного періоду часу та витрат.

Суть полягає в тому, що всі виграють, що, отже, може стати найкращою вигодою для всіх для управління проектами.

Фази

Посвячення

Етап ініціації визначає характер та обсяг проекту. Вам потрібно зрозуміти ділове середовище, а також переконатися, що необхідний контроль вбудований у проект.

Документи про ініціювання проекту - це низка коротких записів, які використовуються для створення правил щодо тривалості проекту. До них належать:

- Проектна пропозиція: ідея проекту, загальна мета, тривалість.

- Обсяг проекту: напрямок та моніторинг проекту.

- Розбивка структури роботи: масштаб роботи, яку необхідно виконати, до щоденних завдань.

- Матриця розподілу відповідальності: ролі та обов'язки, узгоджені з результатами.

- Аналіз потреб та вимог бізнесу щодо вимірюваних цілей.

- Огляд поточних операцій.

- Лист проекту, включаючи витрати, завдання, результати та графіки.

Планування

Основна мета - належним чином спланувати час, витрати та ресурси для оцінки необхідної роботи та таким чином ефективно керувати ризиком під час виконання проекту. Він полягає у визначенні методології, яку слід керувати для управління проектами.

- Визначте результати та створіть структуру розбивки роботи.

- Визначте заходи, необхідні для завершення цих результатів, і таким чином з'єднайте ці дії з логічною послідовністю.

- Оцініть потребу в ресурсах для проведення заходів.

- Оцініть час та вартість проведення заходів.

- Розробка графіку та бюджету.

- Планування ризиків.

- Отримати офіційне схвалення для початку роботи.

Виконання

Під час виконання ви повинні знати, які заплановані терміни виконання. Етап виконання гарантує, що результати плану управління проектом будуть виконані відповідно.

Цей етап включає належне розподіл, координацію та управління людськими ресурсами та будь-якими іншими ресурсами, такими як матеріали та бюджети. Результатом цього етапу є результати проекту.

Проектна документація

Для підтримки бюджету, обсягу, ефективності, а також темпів, проект повинен мати фізичні документи, пов'язані з кожним конкретним завданням.

Завдяки правильній документації легко зрозуміти, чи відповідають вимогам проекту чи ні. Документація містить інформацію про те, що вже було завершено для цього проекту.

Зроблено правильно, документація може бути основою успіху проекту.

Моніторинг та контроль

Він складається з процесів, які проводяться для спостереження за виконанням проекту, так що потенційні проблеми можуть бути своєчасно виявлені і в разі необхідності можуть бути вжиті коригувальні заходи для контролю за виконанням проекту.

Результативність проекту спостерігається та вимірюється для виявлення варіацій у плані управління проектом.

Він також надає зворотний зв'язок між різними фазами проекту, щоб здійснити профілактичні або коригувальні дії для відповідності плану управління проектом.

Закриття

Він містить формальне завершення проекту та його прийняття. Адміністративна діяльність включає документацію засвоєних уроків. Він полягає у завершенні всіх заходів всього комплексу процесів для формального закриття проекту.

Огляд після виконання також включений у цю фазу. Це життєво важливий етап для того, щоб проектна команда засвоїла досвід та застосувала його до майбутніх проектів.

Ви повинні подивитися на речі, які добре працювали в проекті, і проаналізувати речі, які не спрацювали, щоб отримати уроки.

цілі

Мета управління проектами - завершити комплексний проект, який відповідає цілям клієнта.

Успішно розробити етапи проекту

Проект, незалежно від його розміру, як правило, включає п'ять відмінних фаз однакової важливості: ініціація, планування, виконання, моніторинг та контроль, закриття.

Плавна і безперебійна розробка та виконання всіх вищезазначених етапів гарантують успіх проекту.

Спілкуйтеся ефективно

Завжди слід пам’ятати, що успіх чи невдача проекту багато в чому залежить від роботи в команді. Тому ключ до успіху - це завжди у співпраці.

З цією метою велике значення має встановлення хорошого спілкування. З одного боку, інформація повинна бути чітко та повністю сформульована, щоб усі зрозуміли її повністю. З іншого боку, ви повинні мати можливість слухати та отримувати конструктивні відгуки.

Досягнення головної мети проекту

Основна мета проекту повинна бути виконана протягом прогнозованого часу, з очікуваною якістю та в межах розглянутого бюджету.

Оптимізація необхідних ресурсів та їх застосування для досягнення визначених цілей проекту - це питання, де завжди є можливість для вдосконалення.

Усі процеси та процедури можуть бути реформовані та оновлені, щоб покращити стійкість проекту, а також провести команду через процес стратегічних змін.

Розробити проект, який відповідає цілям клієнта

Це може означати, що бачення клієнта необхідно вирішувати та реформувати, або домовлятися з ними стосовно цілей проекту, щоб перетворити їх на досягнення цілей.

Виконання очікувань клієнтів та задоволення їх не тільки призводить до успішної співпраці, що може допомогти усунути сюрпризи під час виконання проекту, але й забезпечує подальшу стійкість.

Переваги

Основна перевага управління проектами полягає в тому, що воно допомагає вам ефективно керувати проектами. Це дозволяє швидше вирішити проблеми.

Більша ефективність у наданні послуг

Управління проектами забезпечує дорожню карту, яка легко дотримується і призводить до завершення проекту. Після того, як ви знаєте, де уникати вибоїн, очевидно, що ви працюєте розумнішими та ефективнішими.

Задоволеності клієнтів

Поки проект закінчується вчасно та за бюджетом, клієнт залишає задоволеним. І щасливий клієнт - це той, кого побачать знову.

Інтелектуальне управління проектами надає інструменти, які дозволяють продовжувати відносини клієнт / менеджер.

Більша ефективність у наданні послуг

Ті ж стратегії, що дозволили успішно виконати один проект, також багато разів будуть працювати над іншими проектами.

Покращує зростання та розвиток в колективі

Позитивні результати не тільки виховують повагу, вони часто надихають команду проекту продовжувати шукати шляхи ефективнішої роботи.

Підвищена гнучкість

Мабуть, одна з найбільших переваг управління проектами полягає в тому, що він дозволяє гнучкість. Безпечне управління проектами дозволяє скласти стратегію, яку ви хочете виконати, щоб проект був завершений.

Однак краса такої організації полягає в тому, що якщо буде виявлено розумніший шлях, він може пройти. Для багатьох малих та середніх підприємств це одне коштує ціни на вступ.

Підвищена оцінка ризику

Коли всі гравці вишикуються в чергу і стратегія діє, вони стрибнуть потенційні ризики ляпнути.

Управління проектами забезпечує червоний прапор у потрібний час - перед тим, як розпочати роботу над завершенням проекту.

Приклади

American Airlines

Злиття American Airlines з US Airways створило перекриття в технологіях та програмах. Вони знали, що електронних таблиць недостатньо для управління складними проектами та ресурсами.

Щоб зрозуміти більш широкі дивізійні та глобальні пріоритети, вони почали використовувати управління проектами для вступу персоналу, управління ресурсами та планування потенціалу.

В результаті авіакомпанія перейшла від використання капіталу на своїх інформаційних технологіях з 10% до 20%. Це дорівнює чистому позитивному впливу в кілька мільйонів доларів на ваш баланс.

Тепер вони мають доступ до кращих і надійніших даних для прийняття критичних рішень щодо проектів та ресурсів.

Королівський банк

Королівському банку Шотландії потрібно було впровадити послідовні та достовірні дані для інформування про фінансові та ресурсні рішення. Тому вони обрали управління проектами для досягнення цієї послідовності. Тож вони вийшли у відставку 35 застарілих систем, понад 50 розроблених користувачем інструментів та сотні електронних таблиць.

Маючи дані в різних форматах і сотні проектів, якими керували різні системи, вони хотіли контролювати свої дані, щоб чіткіше бачити їх загальну клієнтську базу.

За дванадцять місяців вони змогли виконати свою ділову справу і досягти окупності інвестицій. Одночасно вони покращували прозорість та зменшували витрати на кожний бізнес-підрозділ.

Список літератури

1. Вікіпедія, безкоштовна енциклопедія (2019). Управління проектами. Взято з: en.wikipedia.org.
2. Інститут управління проектами (2019). Що таке управління проектами? Взято з: pmi.org.
3. Clarizen (2018). Які цілі управління проектами? Взято з: clarizen.com.
4. NI Business (2019). Переваги управління проектами. Взято з: nibusinessinfo.co.uk.
5. Гері Пікаріелло (2019). 10 найкращих переваг управління проектами. Управління проектами Bright Hub Взято з: brighthubpm.com.
6. Лейна О'Квін (2018). 5 Приклади успішного управління проектами в реальному світі. Блог Planview Взято з: blog.planview.com.