ЗАПИСИ ЖУРНАЛУ: ДЛЯ ЧОГО ВОНИ, ЕЛЕМЕНТИ ТА ПРИКЛАДИ - ДУДИ - 2025

У записи журналу є журнали транзакцій , які є частиною щоденного обліку. Тому вони використовуються для запису господарських операцій у бухгалтерських записах компанії.

Вони можуть бути записані в головній книзі, але також іноді в суборі, яка потім буде підсумована і перенесена до загальної книги. Загальна книга використовується для створення фінансової звітності бізнесу. Як результат, записи журналу будуть безпосередньо змінювати залишки на рахунках у головній книзі.

Джерело: pixabay.com

У ручних або автоматизованих системах обліку господарські операції спочатку реєструються в журналі. Ось звідки беруться статті терміналів.

Вони є важливою частиною бухгалтерського обліку. Вони можуть складатися з декількох записів, кожен з яких буде дебетом або кредитом. Загальна сума дебетів повинна дорівнювати загальній кількості кредитів, інакше запис журналу вважатиметься "незбалансованим".

Записи журналу можуть записувати одноразові статті або періодичні позиції, такі як амортизація або амортизація облігацій.

Для чого вони?

Записи журналів - це перший крок в обліковому циклі і використовується для запису всіх господарських операцій у системі обліку.

Оскільки ділові події відбуваються протягом усього облікового періоду, записи журналів розміщуються в загальному журналі, щоб показати, як подія змінила рівняння бухгалтерського обліку.

Наприклад, коли компанія витрачає готівку на придбання нового транспортного засобу, рахунок готівки зменшується або нараховується, а рахунок транспортного засобу збільшується або списується.

Логіка, що стоїть за записом журналу, полягає в тому, щоб записувати кожну ділову операцію принаймні в двох місцях, відомих як ведення бухгалтерського обліку з подвійним записом.

Наприклад, коли здійснюється продаж готівки, це збільшує як рахунок продажу, так і касовий рахунок. Якщо продукція буде придбана в кредит, це збільшить як кредиторську заборгованість, так і рахунок запасів.

Записи журналів та їх супровідна документація повинні зберігатися протягом кількох років, принаймні до тих пір, поки фінансові звіти компанії більше не потребують аудиту.

Мінімальний термін зберігання записів у журналах повинен включатись у корпоративну політику подання заявок.

Комп'ютеризовані системи обліку

Комп'ютеризовані системи бухгалтерського обліку автоматично записують більшість господарських операцій на рахунки загальної книги.

Вони роблять це одразу після того, як вони підготували рахунки про продаж, пишуть чеки кредиторам, обробляють квитанції клієнтів тощо.

Тому ви не побачите записів журналу для більшості бізнес-транзакцій, наприклад, рахунки клієнтів чи постачальників. Записи журналів не використовуються для запису великої обсягу діяльності.

У програмному забезпеченні бухгалтерського обліку записи журналів, як правило, вводяться за допомогою окремих модулів, таких як кредиторська заборгованість, яка має власний суборік, опосередковано впливаючи на загальну книгу.

Однак деякі записи журналів потрібно буде обробити для запису переказів між банківськими рахунками або обліковими записами коригування.

Наприклад, вам, мабуть, доведеться робити запис у журналі наприкінці кожного місяця, щоб записати амортизацію. Цей запис буде містити дебет витрат на амортизацію та кредит у накопиченій амортизації.

Також, ймовірно, буде запис у журналі для нарахування відсотків за банківською позикою. Цей запис буде містити дебет відсоткових витрат та кредит у відсотках, що підлягають сплаті.

Елементи

Запис в ручному журналі, який розміщується в загальному журналі компанії, буде складатися з таких елементів:

- Відповідна дата.

- Суми та рахунки, які будуть списані.

- Суми та рахунки, які будуть зараховані.

- Короткий опис або примітка.

- Довідка, наприклад контрольний номер.

Ці розміщені суми, які з’являться в упорядкованому за датою журналу, будуть розміщені на рахунках загальної книги.

Записи журналів зазвичай друкуються та зберігаються у папці бухгалтерських операцій із супровідними матеріалами, що підтримують записи.

Таким чином, зовнішні аудитори можуть отримати доступ до цієї інформації в рамках аудиту фінансової звітності компанії та відповідних систем на кінець року.

Як писати запис у журналі

Детальна структура для запису журналу в бухгалтерському обліку зазначається наступним чином:

- Рядок заголовка, який може включати номер запису журналу та дату вступу до журналу.

- Перший стовпець містить номер рахунку та назву рахунку, в якому зареєстровано запис. Це поле буде мати відступ, якщо воно стосується облікового запису, який зараховується.

- Другий стовпець містить суму дебету, який потрібно ввести.

- Третій стовпець містить суму кредиту, який потрібно ввести.

- Рядок нижнього колонтитулу також може містити короткий опис причини вступу.

Таким чином, основний формат запису для запису записів журналу представлений таким чином:

Структурні правила запису журналу полягають у тому, що у записі журналу повинно бути як мінімум два пункти у двох різних рядках, а загальна сума, що вводиться у колонку дебетів, повинна дорівнювати загальній сумі, внесеній до стовпця кредиту. .

Приклади

Сидіння для регулювання

В кінці місяця використовується коригувальний запис у журналі, щоб можна було змінювати фінансову звітність і таким чином відповідати відповідній системі бухгалтерського обліку, наприклад загальноприйнятим принципам бухгалтерського обліку або міжнародним стандартам фінансової звітності.

Наприклад, невиплачена заробітна плата може нараховуватися наприкінці місяця, якщо компанія використовує основу обліку нарахування.

Композитне сидіння

Складений запис журналу - це той, який включає більше двох рядків записів. Він часто використовується для запису складних транзакцій або декількох транзакцій одночасно.

Наприклад, запис у журналі для запису заробітної плати, як правило, містить багато рядків, оскільки передбачає запис численних податкових зобов’язань та відрахувань із заробітної плати.

Зворотне сидіння

Як правило, це коригувальний запис, який змінюється на початку наступного періоду. Зазвичай це відбувається тому, що витрати повинні були нараховуватися в попередньому періоді, але більше не потрібні.

Тому накопичення заробітної плати в попередньому періоді змінюється на наступний період, яке замінюється реальними витратами на оплату праці.

Список літератури

1. Вікіпедія, безкоштовна енциклопедія (2018). Запис у журналі. Взято з: en.wikipedia.org.
2. Гарольд Аверкамп (2018). Що таке запис у журналі? Тренер з бухгалтерського обліку. Взято з: accountcoach.com.
3. Стівен Брегг (2018). Визначення журналу. Інструменти обліку. Взято з: accounttools.com.
4. Мій курс бухгалтерського обліку (2018). Записи в журналі. Взято з: myaccountingcourse.com.
5. Ян Ірфанулла (2013). Записи в журналі. Пояснення бухгалтерського обліку. Взято з: accountexplained.com.