ЗАГАЛЬНИЙ ФОНД: ФУНКЦІЇ, ПОЛІТИКА ТА УПРАВЛІННЯ - ДУДИ - 2025

Загальний касовий апарат є допоміжною книгою , в якому все готівки квитанції і платіжні операції зберігаються, в тому числі банківських депозитів і зняття коштів . Це основний запас інформації, пов’язаної з грошовими коштами компанії.

Компанії ділять загальні грошові кошти на два сегменти: журнал виплат грошових коштів, де реєструються всі грошові виплати, такі як операційні витрати та кредиторська заборгованість, і журнал надходжень грошових коштів, де реєструються всі надходження готівки. наприклад продаж готівки та дебіторська заборгованість.

Джерело: pixabay.com

Бізнес використовує загальну скриньку для відстеження різних грошових надходжень та платежів, які проходять через бізнес.

Інформація в загальній касі періодично фіксується в головній книзі. Їх регулярно порівнюють із записами банку шляхом узгодження банку, щоб переконатися, що інформація в книзі є правильною.

Якщо це невірно, робиться запис коригування для приведення загальної коробки у відповідність до банківської інформації.

Функції загальної каси

Економічна діяльність будь-якого бізнесу передбачає регулярний приплив та відтік грошових коштів та їх еквівалентів. Загальний фонд допомагає керівництву компанії визначити, скільки грошей має бізнес у будь-який момент.

За допомогою цієї інформації бізнес може показати свою звітність про рух грошових коштів кредиторам і, таким чином, забезпечити ефективне вирішення конкурентних завдань.

Грошовий потік орієнтований на гроші, які компанія витрачає на інвестиційні, операційні та фінансові дії.

У компаніях, що здійснюють обробку великої кількості дебетових та кредитних операцій, загальна графіка замінює окремий касовий рахунок у бухгалтерській книзі компанії.

Компанії, які мають менше грошових платежів та квитанцій, можуть не вимагати загальної каси і вирішують використовувати лише один касовий рахунок.

Обліковий запис

Загальне поле використовується для запису надходжень та грошових виплат. Він працює як допоміжна книга.

Записи, пов'язані з отриманням готівки та оплатою, спочатку розміщуються в загальній касовій книзі, а потім проводяться на відповідні рахунки у головній книзі.

Також загальна готівка є заміною касового рахунку в головній книзі. Якщо загальний ящик належним чином підтримується, відкривати готівковий рахунок у головній книзі немає необхідності.

Є багато причин, через які компанія може записувати операції, використовуючи загальну скриньку, а не грошовий рахунок.

- Щоденні залишки готівки доступні легко.

- Помилки можна легко виявити за допомогою перевірки.

- Записи постійно оновлюються, оскільки баланс перевіряється щодня.

Політика

У бізнес-контексті приймаються політики щодо безпечних грошових коштів, особливо ті, що стосуються перевірки загальних грошових коштів, щоб заохотити точну звітність та запобігти крадіжці активів.

Залишайте отримані гроші окремо від грошей за платежі

Отримані гроші ніколи не повинні вноситись у дрібну готівку. Це спричинить помилки та плутанину в облікових записах.

Усі гроші, що надходять у бізнес, повинні бути негайно здані в банк і внесені до записів, перш ніж вони будуть сплачені знову. В іншому випадку це може бути заплутаним при узгодженні залишку готівки.

Надайте квитанції за отримані гроші

Правильна видача квитанцій допомагає захистити бізнес від того, щоб хто-небудь кидав готівку, а не здавав їх. Квитанції повинні бути попередньо пронумеровані з дублікатами.

Отримуйте квитанції про сплачені гроші

Іноді отримати квитанції може бути неможливо. Наприклад, купуючи предмети на ринку.

У цьому випадку варто негайно зазначити вартість кожної транзакції, щоб не забути суми. Потім вони можуть бути передані в касовий чек, щоб менеджер мав дозвіл.

Внесіть готівку в банк

Гроші в офісі спокушають. Багато разів шахрайство починається саме так.

Готівку потрібно швидко здати в банк. Максимум, протягом трьох днів після отримання.

Порядок отримання готівкових коштів

Для захисту людей, які обробляють гроші, при відкриванні кас, конвертів та інших джерел грошей завжди повинні бути присутніми дві людини. Обидві люди повинні рахувати готівку, а також підписувати квитанцію.

Мінімізуйте касові операції

Поле слід використовувати лише для здійснення платежів, коли інші методи неможливі. В ідеалі вам слід налаштувати рахунки продавців, щоб сплачувати рахунки за допомогою чеків або банківських переказів.

Перевага оплати чеками полягає в тому, що додатковий набір записів виробляється у формі банківської виписки. Крім того, він забезпечує, що лише уповноважені особи здійснюють платежі, зменшуючи можливість крадіжок або шахрайства.

Водіння

Загальний касовий апарат, як правило, підрозділяється на журнал отримання грошових коштів та журнал виплат грошових коштів, коли велика кількість операцій.

У малому бізнесі з меншим обсягом трансакцій, пов'язаних з грошовими коштами, всі операції з готівкою реєструються в єдиному загальному полі.

Інформаційний процес

Касові операції проходять через різні етапи, перш ніж надходити до звіту про ліквідність. Загалом надходження та відпливи грошових коштів реєструються шляхом списання та зарахування готівкового рахунку.

Наприклад, збори клієнтів обліковуються за рахунок списання касового рахунку та зарахування рахунку дебіторської заборгованості клієнта. Інформація в загальному полі вводиться в хронологічному порядку, щоб полегшити пошук транзакцій.

Потім надходження грошових коштів вводяться в пробний баланс, що допомагає бухгалтерам перевірити, що загальна сума кредитів дорівнює загальній суми дебетів.

Третій крок у процесі фінансової звітності призводить до розкриття грошових коштів на балансі корпорації.

Журнал транзакцій

Перший загальний запис грошових коштів - це початковий залишок на початок звітного періоду. Кожен запис повинен містити дату, примітку про витрати чи квитанцію та загальну суму транзакції.

Загальні операції з готівкою також повинні бути перенесені на відповідні рахунки чи титули у головній книзі.

Наприклад, платежі, отримані готівкою за надані послуги, перераховані у розділі "Активи" у головній книзі.

Витрати з кишені на поставки та інші ділові матеріали перераховуються як витрати.

Компанія повинна узгодити загальні грошові кошти з щомісячними банківськими виписками, отриманими від фінансової установи, та врахувати розбіжності у фондах.

Список літератури

1. Вілл Кентон (2019). Готівкова книга. Інвестопедія. Взято з: investstopedia.com.
2. Бухгалтерський облік для менеджменту (2018). Що таке касова книга? Взято з: accountformanagement.org.
3. Ешлі Адамс-Мотт (2019). Що таке касова книга та книга? Малий бізнес - Chron.com. Взято з: smallbusiness.chron.com.
4. Стівен Брегг (2018). Касова книга. Інструменти обліку. Взято з: accounttools.com.
5. Маркіз Коджія (2017). Важливість касової книги в бухгалтерському обліку. Нахабний. Взято з: bizfluent.com.
6. Humentum (2019). Основні поради щодо контролю за готівкою. Взято з: humentum.org.