АДМІНІСТРАТИВНИЙ КОНТРОЛЬ: СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ, ЗАВДАННЯ, ПРИКЛАДИ - ДУДИ - 2025

Адміністративний контроль визначається як процес , за допомогою якого менеджери впливають на інших членів організації для реалізації стратегії. Він виконується на основі інформації, отриманої менеджерами.

Він стосується координації, розподілу ресурсів, мотивації та оцінки ефективності. Практика управління управління та проектування систем управління управління базується на ряді навчальних дисциплін.

Джерело: pixabay.com

Адміністративний контроль передбачає широке вимірювання. Тому він пов'язаний і вимагає введення даних з бухгалтерського обліку, особливо управлінського обліку. По-друге, це передбачає рішення щодо розподілу ресурсів. Тому вона пов'язана і вимагає внеску з економіки, особливо з управлінської економіки.

По-третє, це передбачає спілкування та мотивацію праці. Це означає, що вона пов'язана і вимагає внеску від соціальної психології, особливо від організаційної поведінки.

Поганий контроль у бізнесі створює значні загрози, такі як неефективне використання ресурсів, помилки в обробці, зниження прибутковості, відсутність відповідності нормативно-правовим актам та крадіжка або неправомірне присвоєння активів працівниками.

Планування та контроль

Між плануванням та контролем існує тісний зв’язок. Планування - це процес, за допомогою якого встановлюються цілі організації та методи досягнення цілей. Контроль - це процес, який вимірює та спрямовує фактичну ефективність на виконання запланованих цілей організації.

Після того, як стратегії будуть встановлені і складені плани, головне завдання керівництва - вжити заходів для забезпечення виконання цих планів або, якщо цього вимагають умови, зміни планів.

Адміністративний контроль - одна з управлінських функцій, як і планування, організація, нагляд та керівництво.

Це важлива функція, адже вона допомагає перевірити помилки та вжити коригувальних дій, щоб мінімізувати відхилення від стандартів та досягти заявлених цілей організації бажаним чином.

Адміністративний контроль може бути визначений як системна функція, яка коригує операції в міру необхідності для досягнення плану, або для збереження варіацій цілей системи в допустимих межах.

Системи адміністративного управління

Вони являють собою системи, які збирають та використовують інформацію для оцінки ефективності різних бізнес-ресурсів, таких як людські, фізичні, фінансові та організації в цілому, в результаті застосовуваних стратегій управління.

Тому вони є сукупністю формальних процедур, необхідних для адміністративної та економічної ефективності. Менеджери використовують його для підтримання або зміни стандартів у діяльності організації.

Будучи невід'ємною частиною всієї системи управління компанією, її мета - гарантувати повне та своєчасне виконання планів та політик управління.

Вони можуть включати в себе все, від того, як впорядковуються поставки, до того, як планується використання активів, присвоєння завдань чи управління запасами.

Система управління управління - це спосіб, яким менеджери можуть документувати свої організаційні стратегії чи політику. Так само це спосіб оцінки ефективності внутрішніх корпоративних процесів, порівнюючи їх із заявленими цілями та політикою.

Інструмент бізнесу

Система управління управління - це бізнес-інструмент, який може дати вказівку на ефективність роботи організації відповідно до її цілей.

Однак адміністративний контроль - це лише один із інструментів, який менеджери використовують для реалізації бажаних стратегій.

Стратегії реалізуються не лише за допомогою адміністративного контролю, але і з організаційною структурою, управлінням людськими ресурсами та організаційною культурою.

Компоненти

Система адміністративного контролю - це інструмент, який допомагає керівництву скеровувати організацію до її стратегічних цілей та її конкурентної переваги. Як правило, прийнято мати три компоненти:

- Встановлення стандартів.

- Вимірювання фактичних показників дії цих норм.

- Вжиття коригуючих заходів проти відхилень від правил і планів.

Ускладнення

Існують дві загальні труднощі, що оточують системи адміністративного контролю в компаніях.

- вміти розпізнавати райони, де потрібен більший контроль.

- вміти розпізнавати, коли існуючі елементи керування неефективні чи несправні.

цілі

Завдання адміністративного контролю стосуються достовірності фінансової інформації, своєчасного зворотного зв’язку щодо досягнення оперативних або стратегічних цілей та дотримання законів та правил.

Виявлення помилок

Нерегулярність в управлінні компанією може поставити під загрозу досягнення загальних цілей компанії, внаслідок чого вона втратить позицію перед конкуренцією і доти, доки її власне виживання не буде порушено

Тому стає важливим швидко виявити порушення. Таким же чином можна визначити різні схеми та області, які, хоча і не постраждали від аномалій чи серйозних збоїв, можуть бути оптимізовані для загального добробуту компанії.

Покажіть, що все працює правильно

Адміністративний контроль перевіряє, чи все працює добре, і як запропоновані цілі, так і рівні, встановлені на адміністративному рівні, щодо прибутку, продажів, безпеки тощо, досягаються без істотних змін.

Таким чином компанія стає більш захищеною, її стандарти і оперативні процеси прийняття рішень стають більш надійними.

Дійте, коли це необхідно

Виявлення ситуації не дуже корисно, якщо конкретні дії не будуть вжиті для перенаправлення негативних обставин, завдяки детальній та конкретній інформації, наданій адміністративним контролем.

Спілкування та мотивація працівників

Точне знання стану компанії, включаючи її помилки, проблеми та правильно керовані аспекти, сприяє кращому спілкуванню з працівниками, мотивуючи їх гарантувати покращення необхідних аспектів або дотримання правильної лінії.

Здійснюйте профілактичні заходи

Передчасна діагностика конкретних проблем, які виявляються адміністративним контролем, робить коригувальні дії непотрібними, оскільки їх замінюють лише профілактичні дії.

Перевага

Найбільша перевага управлінського контролю полягає в тому, що він створює цикл спрямування та контролю для керівництва бізнесом. Прийняття рішень впорядковується, оскільки бере участь менше осіб.

Це допомагає керівникам оцінювати фактичну ефективність роботи і як керівництво до досягнення цілей.

Сприяє децентралізації

Сучасна тенденція бізнес-організацій спрямована на децентралізацію, яка вимагає системи контролю.

При децентралізації повноваження щодо прийняття рішень розподіляються по всій організації.

Керівництво повинно тримати контроль у своїх руках, щоб перевірити, чи правильно використовується повноваження. Без належного адміністративного контролю децентралізація не може бути успішною.

Допомагає при координації

Зростає розмір сучасних компаній. В них зайнята велика кількість капіталу та велика кількість людей.

Це створює проблему належного контролю, оскільки існує багато підрозділів, які виробляють та розповсюджують різні товари. Для координації їх діяльності необхідна система контролю.

Спростіть нагляд

Спростіть моніторинг, вказавши на значні відхилення. Тримає працівників під контролем.

Хороша система управління виявляє слабкі місця дуже швидко. Це допомагає розширити сферу контролю на всіх рівнях.

Підвищити мотивацію

Методи контролю створюють в організації атмосферу порядку та дисципліни, знаходячи відхилення та визначаючи фактори, відповідальні за них.

Це підвищує мотивацію працівників, оскільки вони знають роботу, за яку вони несуть відповідальність.

Недоліки

Недоліком адміністративного контролю є те, що він може стримувати творчість та інновації, роблячи компанію більш стандартизованою та менш гнучкою.

Організації з жорстким адміністративним контролем часто менш здатні адаптуватися до змін на ринку, їх галузі чи правовому середовищі, обмеживши сферу можливих ідей та планів

Складність встановлення кількісних стандартів

Адміністративний контроль втрачає свою ефективність, коли стандарт ефективності не може бути визначений у кількісному вираженні.

Дуже важко встановити кількісний стандарт поведінки людини, рівень ефективності, задоволеність роботою, мотивацію працівників тощо. У таких випадках судження є на розсуд керівника.

Не існує контролю над зовнішніми факторами

Компанія не може контролювати зовнішні фактори, такі як державна політика, технологічні зміни, зміна моди, зміна політики конкуренції тощо.

Опір працівників

Співробітники низових культур можуть відчувати себе недооціненими та незадоволеними, оскільки їм не дозволяють представляти свої ідеї. Співробітники відчувають, що контроль зменшує їхню свободу дій. Це може призвести до великої плинності кадрів.

Працівники часто протистоять контролю. В результаті її ефективність знижується.

Дорога справа

Організації доводиться витрачати багато часу і грошей, щоб встановити систему адміністративного контролю.

Вигоди повинні бути більшими, ніж пов'язані з витратами, тоді тільки контроль буде ефективним, інакше це призведе до неефективності.

Важливість

Без адміністративного контролю процес управління незавершений. У компаніях потреба в контролі виникає через декілька факторів:

- Важко встановити повністю точні стандарти роботи у великих організаціях. З іншого боку, менеджеру потрібні всі види своєчасної інформації, яка не завжди доступна. Контроль необхідний для оцінки точності стандартів.

- Працівникам доручаються великі суми грошей та цінні ресурси. Однак за відсутності контролю працівники можуть поступатися спокусам. Ефективна система контролю допомагає мінімізувати нечесну поведінку з боку працівників.

- За відсутності контролю працівники можуть розслабитися у своїх зусиллях та їх продуктивність може впасти нижче норми.

За допомогою контролю забезпечується отримання ресурсів організації та їх ефективне використання для досягнення бажаних цілей. Адміністративний контроль пропонує такі переваги:

Перевірка політики

Це дозволяє керівництву перевірити якість різних планів. Таким чином, можна виявити, які плани потрібно переробити або які цілі потрібно змінити.

Зміни в оточенні можуть зробити оригінальні плани нездійсненними або недостатніми. Контроль допомагає переглянути та оновити плани.

Відповідальність керівника

Навіть коли керівник призначає певну діяльність і делегує повноваження своїм підлеглим, він все одно несе відповідальність за остаточну результативність.

Тому керівник повинен перевірити ефективність своїх підлеглих, щоб переконатися, що вони використовують належним чином делеговані повноваження.

Адміністративний контроль дозволяє керівникам виконувати свої обов'язки і одночасно делегувати повноваження.

Мотиватор

Надихайте співробітників наполегливо працювати та працювати краще. Коли вони дізнаються, що їхня діяльність оцінюється і їхня винагорода пов'язана з цією оцінкою, вони спробують внести свої зусилля.

Ефективність

Контроль сприяє ефективності операцій, орієнтуючись на досягнення цілей. Тому він дозволяє менеджерам виявляти та виправляти помилки, перш ніж вони стають серйозними, допомагаючи мінімізувати відходи та втрати.

Приклади

Адміністративний контроль - це будь-який процес, практика, політика, інструмент, вимірювання або система, що реалізується, щоб дозволити керівництву керувати ресурсами організації. Нижче наведено наочні приклади:

Контроль вимог

Формально документуйте плани як вимоги та керуйте зміною цих планів.

Фінансовий контроль

Фінансовий контроль, такий як практика розробки, моніторингу та обліку бюджету.

Моніторинг ефективності

Процес узгодження набору цілей із працівниками та оцінки ефективності цих цілей.

Нагляд

Моніторинг працездатності працівників для підвищення продуктивності, ефективності та якості роботи.

Змінити контроль

Процес подання, оцінювання, затвердження, визначення пріоритетів, впровадження, повідомлення та перегляд змін в організації.

Контроль безпеки

Застосовуйте гарантії та контрзаходи, щоб уникнути ризиків для людей, майна та інформації.

Перевірки відповідності

Впровадження процесів, процедур, систем, контролю, вимірювань та звітів відповідно до законів, правил, стандартів та внутрішньої політики.

Бенчмаркінг

Це процес, який триває у порівнянні з поточною галуззю, конкуренцією чи найкращою практикою.

Постійне вдосконалення

Це повторюваний процес вимірювання речей, їх вдосконалення та повторного вимірювання.

QA

Переконайтесь, що результати є в межах специфікації. Наприклад, здійснити процес тестування продукції на виробничій лінії.

Гарантія якості

Це процес запобігання майбутніх збоїв у якості. Наприклад, практика розслідування першопричини всіх невдач якості для виявлення поліпшень.

Автоматизація

Підвищити також продуктивність, ефективність та якість, замінивши роботу з автоматизацією.

Контроль даних

Контроль даних у таких сферах, як якість даних, походження даних, безпека, інтеграція та відповідність.

Контроль інвентаризації

Регулюйте та обліковуйте інвентар, щоб уникнути нестачі або надмірного постачання.

Контроль активів

Контроль над активами, такими як засоби, інфраструктура, машини, програмне забезпечення та інтелектуальна власність.

Наприклад, система обліку активів реалізує відповідний поділ проблем щодо активів.

Список літератури

1. Весь бізнес (2019). Що таке система адміністративного контролю та чому вони такі важливі? Взято з: allbusinessadmin.com.au.
2. Вікіпедія, безкоштовна енциклопедія (2019). Система управління управлінням. Взято з: en.wikipedia.org.
3. Вікіпедія, безкоштовна енциклопедія (2019). Контроль (управління). Взято з: en.wikipedia.org.
4. Кеннет А. Мерчант (1982). Функція управління управлінням. MIT Sloan. Взято з: sloanreview.mit.edu.
5. Діловий словник (2019). Контроль управління. Взято з: businessdictionary.com.
6. Джон Спейсі (2015). 21 Приклади управління управління. Взято з: simpsable.com.
7. База знань MBA (2019). Важливість управлінського контролю в організації. Взято з: mbaknol.com.
8. Smriti Chand (2019). 7 Переваги управлінського контролю для організації. Ваша бібліотека статей Взято з: yourarticlelibrary.com.
9. Самікша S (2019). Важливість та обмеження контролю. Ваша бібліотека статей Взято з: yourarticlelibrary.com.