ВІДДІЛ ЗАКУПІВЕЛЬ: ХАРАКТЕРИСТИКИ, ФУНКЦІЇ - ДУДИ - 2025

Відділ закупівель - це розділ компанії, який відповідає за всі види діяльності з придбання сировини, запасних частин, послуг тощо, як цього вимагає організація. Він надає послугу, яка є основою багатьох промислових, роздрібних та військових організацій.

Забезпечує, щоб запаси, необхідні для ведення бізнесу, були упорядковані та зберігаються в інвентарі. Цей відділ знаходиться в центрі успішного управління ланцюгами поставок і відповідає за мінімізацію вартості замовленої продукції, контроль рівня запасів та встановлення міцних зв’язків з постачальниками.

Хороший відділ закупівель вимагатиме якості від постачальників і буде стежити за замовленнями від початку до прийому. Допоможіть іншим відділам визначити потреби, керувати процесом реквізиції та отримувати конкурентоспроможні ціни. Зазвичай вони виступають контролерами для забезпечення дотримання бюджетів.

характеристики

Дійте як надійні радники вищого керівництва

Відділ закупівель бере участь у корпоративному плануванні та бюджетуванні на високому рівні. Це дає можливість проектувати зворотні інженерні витрати та досліджувати потенційно менш дорогі та / або якісніші альтернативи.

Стимулювати інновації постачальників

Більш ніж просто вимагаючи найнижчої ціни, відділ закупівель працює з постачальниками, щоб знизити базову вартість їх продукції та послуг.

Вони тісно пов'язані з "життєвим циклом інновацій", від початкової ідеї до виробництва та постійного вдосконалення.

Дайте зрозуміти ключові дані постачальника

Компанії можуть використовувати цю інформацію для створення прогнозної аналітики, що забезпечує більш глибоке розуміння ринків збуту.

Управління ризиками ланцюга поставок та їх зменшення

Економічні кризи навчили цінності усвідомлювати стабільність постачальників. Відділ закупівель набагато чіткіше бачить цю сферу, ніж будь-яка інша частина організації.

Сприяти спритному персоналу та розвитку талантів

Необхідно перетнути функціональні та географічні межі, щоб знайти потрібних кандидатів у відділ закупівель.

У деяких випадках відповідь полягає в аутсорсингу або використанні організацій спільного обслуговування.

Особливості

Отримання матеріалів

Для виробничої компанії це може включати в себе сировину, але воно також може включати інструменти, машини або навіть необхідні канцелярські приналежності для торгової групи та секретарів.

У роздрібному бізнесі відділ закупівель повинен забезпечити, щоб на полицях або складах завжди було достатньо продукції, щоб магазин міг добре зберігатись.

Особливо важливо підтримувати складські запаси на розумному рівні. Перевитрата великих грошей в запаси може призвести до проблем із запасами та браку капіталу для інших видів витрат, таких як дослідження та розробки, або реклама.

Оцініть ціни

Відділ закупівель відповідає за постійну оцінку, якщо ви отримуєте матеріали за найкращою можливою ціною, щоб досягти максимальної рентабельності.

Вам потрібно порівняти ціни, щоб ви могли знайти найкращих постачальників із найрозумнішими цінами для замовлень, що відповідають конкретним компаніям.

При купівлі можна зв’язатись із альтернативними постачальниками, домовитись про вигідніші ціни на замовлення більшого обсягу або поцікавитися можливістю отримання продукції з нижчими цінами з різних інших джерел.

Попереднє затвердження постачальника

Відділ закупівель оцінює постачальників з точки зору ціни, якості, думки покупців та часу для виконання замовлень, створюючи список затверджених постачальників.

Відстежуйте свої замовлення

Замовлення документуються за допомогою форм замовлення на купівлю. Вони вказують важливу інформацію про замовлені матеріали, а також про замовлену кількість.

Ці форми використовуються для забезпечення отримання замовлених товарів та відстеження часу, необхідного для виконання замовлень.

Офісна робота

Відділ закупівель обробляє всю документацію, пов'язану з придбанням та доставкою матеріалів.

Це означає, що тісно співпрацювати з вашим бухгалтерією, щоб забезпечити достатню кількість грошей для придбання предметів, щоб грошові кошти плавно перетікали, а всі платежі здійснювались вчасно.

Дотримання політики

Перш ніж здійснити закупівлю, відділ закупівель повинен переконатися, що він дотримується формальностей щодо придбання та затвердження бюджету, і він повинен забезпечити придбання матеріалів відповідно до загальної політики організації.

Важливість

Отримайте менші витрати

Відділ закупівель відіграє важливу роль у максимізації прибутку бізнесу. Порівняйте ціни і домовтеся з постачальниками, щоб компанія отримала найкращу можливу ціну на необхідну продукцію.

Ви також можете забезпечити економію, скориставшись гарантіями та знижками, про які неспеціалісти зазвичай забувають.

Допомагає заощадити, забезпечуючи кращу прозорість витрат компанії. Це дозволить вам домовитися про кращі контракти та звільнити грошовий потік.

Попередити недостатнє кількість матеріалів

Департамент закупівель повинен визначити, які продукти є важливими для бізнесу, та вжити відповідних заходів для захисту ланцюга поставок.

Щоб забезпечити недостатню кількість матеріалів не впливати на продуктивність праці, відділ закупівель використовує такі методи, як багаторазовий пошук.

Мати кілька джерел означає використовувати декількох постачальників, які пропонують однакові продукти. Якщо є проблема з одним постачальником, замовлення можна збільшити до іншого, щоб компенсувати збій.

Поліпшення якості

Відділ закупівель допомагає покращити якість, встановлюючи цілі ефективності. Потім він відстежує фактичну ефективність цих цілей.

Важливо виміряти характеристики якості, використовуючи показники для таких ознак, як довговічність, зовнішній вигляд товару або своєчасність доставки.

Вони тісно співпрацюють з постачальниками, щоб розвивати їхні процеси та допомагати їм покращувати якість.

Керуйте відносинами

Завданням відділу закупівель є зацікавлення постачальника у роботі з компанією. Змусити постачальника інвестувати у довгострокові відносини.

Відділ також повинен керувати відносинами всередині компанії. Вам потрібно працювати з внутрішніми зацікавленими сторонами, такими як маркетинг, фінанси, логістика та дистрибуція, щоб забезпечити їх узгодження.

Шукайте інновацій

Оскільки відділ закупівель завжди контактує з різними зовнішніми підприємствами, він ідеально підходить для придбання інноваційних продуктів, які можуть забезпечити конкурентну перевагу бізнесу з точки зору ціни, якості чи зручності.

Список літератури

1. Алексіс Писання (2018). Які функції відділу закупівель в організації? Малий бізнес - Хрон. smallbusiness.chron.com.
2. Вікіпедія, безкоштовна енциклопедія (2018). Управління закупівлями. Взято з: en.wikipedia.org.
3. Кейлі Фінн (2018). Ролі відділу закупівель у бізнесі. bizfluent.com.
4. BDC (2018). 6 способів відділ закупівель може покращити ваш бізнес. Взято з: bdc.ca.
5. Роберт Боуман (2014). П'ять ознак організацій закупівель світового класу. Forbes. Взято з: forbes.com.