7 ОСНОВНИХ ФУНКЦІЙ АДМІНІСТРАТИВНОГО ПОМІЧНИКА - РОБОТА - 2025

У функції референта є завданнями допомоги та супроводу до нормальної діяльності , яка розвивається компанія. Тому вони є важливими для ефективної роботи тих же.

Ці види діяльності зазвичай змінюються залежно від сфери бізнесу компанії, в якій вони працюють. Наприклад, у спеціалізованих офісах, таких як юридичні фірми, помічники зазвичай проходять спеціальну підготовку для здійснення певної діяльності.

Однак є функції, спільні для всіх областей, які зазвичай обертаються навколо розповсюдження та управління інформацією в офісі. Сюди входить управління документами, архівами та організація заходів.

Але ці заходи можуть стати набагато масштабнішими. Інколи адміністративні помічники також повинні дбати про обробку бухгалтерської інформації та навіть гарантувати роботу технологічних ресурсів компанії.

7 основних функцій адміністративного помічника

1- Управління документами

Однією з головних функцій помічника адміністративної допомоги є допомога членам офісу в управлінні документами та файлами.

Зазвичай це завдання пов'язане зі зберіганням, організацією та управлінням файлами.

Однак у певних випадках може знадобитися також їх написання, редагування та перегляд документів.

У деяких компаніях їх навіть просять зробити диктант листів або записок і записати протоколи зустрічей, що проходять.

У деяких випадках, наприклад, якщо мова йде про юридичну фірму, для виконання цих функцій потрібна спеціалізована підготовка: адміністративному помічнику потрібно буде розбиратися в термінології та юридичних процедурах.

З іншого боку, адміністративні помічники, які працюють в галузі медицини, потребують різних навичок. Вони повинні мати необхідну підготовку по роботі з пацієнтами та читання медичних звітів.

2- Планування заходів

Планування подій в офісі також часто є відповідальністю адміністративних помічників. Розмір цієї відповідальності може змінюватися залежно від розміру компанії.

Подія може бути просто зустріччю або діловим обідом, але це також може бути більш масштабна конференція або корпоративна вечірка.

В будь-якому випадку учасник повинен керувати всіма критеріями, пов’язаними з подією.

Сюди входить зв'язок з продавцем, бронювання, вибір меню та декору. Але воно також включає контакт, запрошення та підтвердження присутніх, доповідачів та лекторів, якщо це необхідно.

3– особиста увага користувачів та відвідувачів

Обслуговування клієнтів, як правило, є одним з найпоширеніших завдань для адміністративних помічників. Аудиторія, на яку зосереджена увага, завжди залежить від розміру компанії та її бізнес-орієнтації.

Для малого бізнесу, який безпосередньо обслуговує громадськість, може знадобитися адміністративний помічник для задоволення клієнтів.

Коли це трапляється, їх робота спрямована на керівництво та служіння їм під час їх проходження через приміщення компанії.

У великих компаніях адміністративний помічник повинен буде відвідувати відвідувачів іншого характеру, таких як партнери або великі постачальники.

У цьому випадку їхньою місією буде керувати ними у виконанні їх порядку денного та зустрічей з керівництвом чи іншими сферами компанії.

4- Телефон та віртуальна увага

Категорія обслуговування клієнтів включає телефонну та віртуальну допомогу. Що стосується телефонної допомоги, включається орієнтація клієнтів та партнерів, а також організація та адміністрування порядку денного.

Що стосується віртуальної уваги, то завдання залежатимуть від каналів, які надає компанія для обслуговування клієнтів або управління інформацією.

У деяких випадках це включає обробку електронною поштою, відповіді на, пересилання та архівування повідомлень за потреби.

В інших випадках, коли віртуальні канали комунікації є більш різноманітними, можуть бути включені інші завдання, такі як відвідування громадськості через чат-системи або навіть відповіді на запитання через соціальні мережі компанії.

У великих компаніях зазвичай є персонал, спеціально зосереджений на відвідуванні цих каналів зв'язку. Коли бізнес малий, це завдання часто залишається адміністративним помічникам.

5- Адміністрація порядку денного

Управління порядок денним часто є одним з найважливіших завдань для адміністративних помічників.

Ця відповідальність включає отримання запитів на зустрічі та зустрічі по телефону, особисто або в Інтернеті та організацію їх порядку денного за визначеними критеріями.

Вона також включає в себе планування зустрічей всередині компанії та поза нею, робочі обіди та відрядження.

В останньому випадку також є обов'язком помічника бронювати рейси, готелі, ресторани або кімнати для нарад.

6- Бухгалтерський облік

Асоціативні адміністративники іноді несуть відповідальність за моніторинг та облік витрат, які відбуваються в компанії. Ці обов'язки можуть бути простими, як записування певних витрат на електронну таблицю.

У деяких випадках від асистента потрібно пройти навчання для розробки складніших завдань. Наприклад, до ваших обов'язків може входити звітність керівництва.

Зазвичай це залежить від розміру компанії. Велика компанія, як правило, має більш спеціалізовані ролі; в них бухгалтерською інформацією керується особа, найнята для цієї мети.

Однак однією з основних навичок будь-якого адміністративного помічника є оволодіння офісним програмним забезпеченням, таким як Microsoft Excel.

7- Технологічний менеджмент

Управління технологічними ресурсами є також частиною функцій адміністративних помічників. У цьому сенсі ваша відповідальність полягає в тому, щоб усі інструменти, необхідні для роботи компанії, працювали добре.

Сюди входить також резервне копіювання інформації, що міститься в комп'ютерній техніці, та оновлення антивірусу, серед інших завдань.

З іншого боку, воно включає управління таким обладнанням, як проектори та ноутбуки.

Це також передбачає перегляд та обслуговування обладнання, необхідного для нормального розвитку діяльності, що підпадає під його відповідальність.

Це не означає, що адміністративний помічник повинен мати технічні знання. Його робота полягає саме в наймі технічного персоналу для періодичного обслуговування обладнання, щоб уникнути невдач.

Список літератури

1. Бакі, Дж. (2017). Обов'язки роботи виконавчих секретарів та помічників адміністративних служб. Відновлено з: thebalance.com
2. Кар'єра будівельника. (2016). Працювати адміністративним помічником - відмінний вибір для загальних спеціалістів. Відновлено з сайту: carebuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). Що робить медичний асистент? Відновлено з: rasmussen.edu
4. Study.com. (СФ). Обов'язки адміністративного помічника. Відновлено з: study.com