15 НАЙВАЖЛИВІШИХ ОФІСНИХ ФУНКЦІЙ, ЯКИМИ ВИ ОПАНОВУЄТЕ - РОБОТА - 2025

В офісних функцій вона домінує , є адміністративні заходи , що здійснюються персоналом компанії, організації або установи, і які необхідні для роботи одного і того ж. Якщо зробити це ефективно, результати зазвичай будуть набагато кращими, ніж якщо вони зроблені неякісно.

Офісна робота звичайно має регулярний понеділок по п’ятницю, який починається о 8 чи 9 ранку і триває до 4 або 5 вечора, хоча це залежить від країни чи регіону.

Більшість офісних завдань вимагають базових навичок, таких як: вільне усне спілкування, вміння писати, подавати файли та певний досвід роботи з офісним обладнанням, таким як комп’ютери, фотокопіювальні машини тощо.

Залежно від рівня займаної посади чи відповідальності, вона вимагає, щоб особа мала технічну, університетську або четверту ступінь освіти.

Основні функції офісу, якими ви керуєте

1- Планування

Це перше і найважливіше із завдань, оскільки воно полягає у визначенні того, як організаційні методи та структури можуть внести свій внесок у бізнес-план.

Існують технологічні інструменти, які допомагають цим методам пізніше бути визначеними у завданнях, розподілених між членами команди, але тільки гарне планування може гарантувати, що все закінчиться додаванням до бізнес-мети.

Генеральне планування вимагає чіткого бачення бізнесу та певного ієрархічного рівня в компанії, але кожен член команди повинен спланувати свою роботу, щоб він міг відповідати встановленим цілям та термінам.

2- Транскрипція та / або написання звіту

Завданням, яке щодня займає час тих, хто працює в офісі, є написання у будь-якому середовищі доповідей, які підтримують або деталізують їх функції, або служать для пояснення решті колегам деталей (передумови, прогрес, результати, плюси та мінуси). мінуси тощо) певного проекту.

Ці документи також служать записами про діяльність організації, до якої належить цей офіс, для майбутніх аудитів чи оглядів.

3- Відвідайте зустрічі

Це зустрічі між членами робочої групи, на яких обмінюються ідеї щодо поточних проектів, подаються нові пропозиції, презентуються доповіді, доповіді чи звіти.

Зазвичай вони мають на меті узгодити всіх присутніх у досягненні спільної мети, призначаючи кожному ролі, завдання та строки. Вони також служать для вирішення проблем, які можуть виникнути при виконанні завдань.

Зазвичай вони мають дуже певну частоту, тривалість і динаміку. Так само, те, що в них обговорюється, зазвичай записується за хвилини або хвилини для подання.

Деякі організації проводять засідання щодня, інші - кілька днів на тиждень, інші - кожні два тижні, а інші - щомісяця. Частота зустрічей залежить від кожної компанії та її потреб.

4- Розклад засідань

Йдеться про узгодження порядку денного всіх людей, які повинні бути на засіданні таким чином, щоб їм вдавалося збігатися у певному місці та часі.

Це може бути непростим завданням, тому покладатися на технології може бути хорошою ідеєю. Є додатки, такі як ScheduleOnce, які дозволяють автоматично планувати зустрічі, дозволяючи запрошеним бачити доступні дати та вибирати зручний для них час.

5- Перевірте корпоративну електронну пошту

Це завдання, яке може зайняти тривалий час. Звіт Adobe, опублікований у 2016 році, отриманий в результаті опитування, проведеного самоуправлінням понад 1000 працівників, показує, що ми витрачаємо в середньому 20,5 годин щотижня, перевіряючи свою робочу пошту.

Класифікація, читання та відповіді на електронні листи - дуже поширена форма спілкування та дозволяє обмінюватися файлами та враженнями, пов'язаними з проектом чи організаційним процесом.

Хоча компанії постійно шукають більш ефективні способи керування електронною поштою, для цього є також додатки, такі як смарт-мітки Gmail.

Інший спосіб впорядкувати це завдання - включити стандартні шаблони електронної пошти або тексти, які можна надсилати з мінімальними змінами різним одержувачам та в різний час.

6- Управління фінансами

У цьому завданні необхідно гарантувати, що гроші виконують свій життєвий цикл при купівлі та продажу продукції та послуг; надіслати, розмістити, оплатити та відправити всі рахунки-фактури. Звичайно, є офіси, які лише цим займаються.

Ця діяльність також включає оновлення фінансових рахунків та юридичних документів, щоб не було проблем із законодавчою базою, що стосується відповідної організації.

7- Логістика

Ця функція забезпечує, що всі товари, пов’язані з роботою компанії, перевозяться на склади та у покупців. Він також включає зв'язок з постачальниками для отримання сировини для виготовлення нової продукції.

Мета цієї функції - гарантувати, що компанія має у своєму розпорядженні всім необхідним, щоб утримати виробництво товару або послугу, яку вона комерціалізує.

8- Зверніть увагу

В офісі потрібно також відповідати на телефон, оскільки це засіб спілкування з клієнтами, постачальниками та серед самих колег.

Хоча це здається простим завданням, він вимагає певного протоколу, оскільки це може бути голос, який хтось поза компанією асоціює із його іміджем. Тому важливо дотримуватися правил ввічливості, підтримувати інституційний тон, гучність голосу та використаний словник помірковані.

Ще одна важлива інформація, яку іноді не помічають при виконанні цієї функції, - це записати якомога більше даних про людину з іншого боку телефону; Це дозволить подати базу даних контактів компанії та дозволить правильно слідкувати за питанням, обговореним під час телефонної розмови.

9- Організація файлів

Більшість завдань, які виконуються в офісі, генерують якийсь документ: рахунки-фактури, нотатки, хвилини, хвилини, звіти про продаж тощо.

У цифровому вигляді або на папері - це така кількість інформації, яка вимагає, щоб хтось відповідав за каталогізацію, архівування та захист її відповідно до рівня її важливості для бізнесу.

Саме цей останній пункт, захист інформації, є проблемою, яка стала головним болем для багатьох організацій, саме тому з'являється все більше інструментів, протоколів та процедур, які забезпечують безпеку у файлі та передачі даних. конфіденційні дані в організації.

В деяких випадках використовуються зовнішні жорсткі диски, а в інших - спеціальні сервери для цих випадків або платформи зберігання в "хмарі", такі як Microsoft OneDrive, Google Drive або Apple iCloud.

10 - Поширення пошти компанії

Завдання, яке, незважаючи на не дуже високу академічну підготовку, вимагає гарної організації, відповідальності та почуття актуальності, - це розподіл листування в офісі.

Ескіз дизайну, кредитної картки, надісланої банком, рахунків-фактур від постачальника чи листа-відповідь від урядової установи, є деякими документами, яких може чекати будь-який працівник і щодо яких багато інших процесів компанії.

11- Обслуговування клієнтів

Ця функція полягає у фізичному обслуговуванні клієнтів із запитаннями чи скаргами на товари чи послуги, пропоновані компанією.

12- Друк та копіювання документів

Він складається з друку документів, які повинні зберігатися фізично, або виготовлення копій тих, які повинні зберігатися у двох примірниках або доставлятися працівникам підприємства.

13 - співбесіди з кандидатами

Це одне із завдань процесу відбору персоналу. Вони можуть здійснюватися окремо або в групах, тобто орієнтуючись на одного кандидата або на кількох.

14- Купівля приладдя та канцелярського приладдя

Канцелярські товари мають важливе значення для його ефективності. Канцелярські приналежності, чорнило для принтера, упаковка або папір завжди повинні бути доступними, тому для управління ними повинен бути хтось.

15- Адміністративні функції

Адміністративні процедури мають важливе значення для підтримки компанії та стабільності бізнесу. Знання юридичних питань, оформлення документів та інших бюрократичних схем є однією з цих функцій.

Список літератури

1. Аудра Біанка (с / ф). Поради щодо організації та планування офісу. Відновлено з: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 офісних завдань, які ви можете та повинні автоматизувати. Відновлено: es.sba.gov.
3. Дьюї Кейтлін (2016). Скільки годин свого життя ви витратили на робочу пошту? Спробуйте наш гнітючий калькулятор. Відновлено з: washingtonpost.com.
4. Лорі Рівз. Список вакансій, що працюють в офісі. Відновлено з: work.chron.com.
5. Що робить офісний помічник. Відновлено з сайту Learn.org.
6. Що саме роблять люди на офісних роботах. Відновлено з: reddit.com.