7 НАЙВИДАТНІШИХ ФУНКЦІЙ СЕКРЕТАРЯ - РОБОТА - 2025

Основні функції секретаря включають управління порядку денним, обслуговування громадськості та обробку конфіденційної інформації. Це особа, яка відповідає за виконання завдань адміністративної допомоги в офісі.

Цю позицію може займати чоловік або жінка, хоча найпоширенішим є те, що саме її здійснює жінка.

Зазвичай вони відповідають за конфіденційні справи людей з певною ієрархією всередині компанії, таких як директори, менеджери, президенти, серед інших. Це робить їх правою рукою виконавчої влади, для якої вони працюють.

Якщо компанія невелика, основне навантаження секретаря пов'язане з основними завданнями офісу.

Деякі країни світу присвячують йому особливий день протягом року, щоб подякувати та відзначити його працю. Наприклад, у Колумбії, Перу та Мексиці день секретаря - 26 квітня, а у Венесуелі - 30 вересня.

7 основних функцій секретаря

Завдання секретаря - надавати підтримку та співпрацю своєму начальнику, щоб вона могла повністю виконувати свою роль в організації, без затримок чи відволікань.

Хоча характер компанії впливає на тип роботи, необхідної секретареві, можна сказати, що її основними функціями є:

1- Порядок денний

Відповідальність секретаря є за постійне оновлення порядку денного особи, для якої вона працює. Там ви повинні відобразити всі свої робочі зобов’язання, а іноді й особисті.

Ви також повинні вести облік даних усіх людей та установ, з якими має бути пов’язаний ваш роботодавець.

Порядок денний секретаря часто виконує функції оперативного журналу виконавчої влади, для якого вона працює.

2- Увага до громадськості

Увагу громадськості - одне з найбільш фундаментальних завдань, яке повинен виконувати секретар. Ви повинні відповідати на дзвінки та записувати причину їх, а також усі дані, що дозволяють вашому роботодавцю ефективно стежити за цим питанням.

Він також є людиною, яка приймає відвідувачів в офісі. Ось чому секретарю важливо підтримувати імідж, відповідний корпоративного іміджу робочого місця.

Його роль там полягає не тільки в тому, щоб вітати і робити відвідувачів доброзичливими, але він також дає перші вказівки та вказівки щодо організаційної культури та внутрішніх процесів компанії.

3- Управління документами

Окрім того, що є особою, яка отримує та обробляє листування від свого начальника, секретар пише, читає, відповідає і зберігає в архівах більшість листів, повідомлень, записок та електронних листів свого роботодавця.

З цією метою слід використовувати певні програмні програми, які дозволяють готувати такі документи з більшою спритністю та швидкістю.

Специфіка цих компетенцій буде залежати від типу роботи, яка потрібна в тій галузі, в якій ви працюєте.

Секретар керує базою контактів свого начальника і подає письмову кореспонденцію, а також протоколи зустрічей та інші цікаві документи в офісі.

Саме секретар зазвичай приймає до уваги питання, які обговорюються на важливих нарадах.

4- Управління конфіденційною інформацією (внутрішньою та зовнішньою)

Серед функцій, які відрізняють хорошого секретаря, є адекватне та ефективне поводження з усією надзвичайно важливою інформацією для роботи компанії чи установи, де вона працює.

Наприклад, ви повинні мати контроль над правовими документами, які можуть вимагати урядові органи в будь-який час.

Ви також можете мати доступ до інформації з навколишнього середовища або будь-якого з акторів, пов’язаних з компанією. Цією інформацією слід керувати стримано, ефективно та своєчасно.

5- Офісна організація

Секретар повинен керувати та обслуговувати оргтехніку та меблі: телефони, фотокопіювачі, принтери, проектори, меблі, шафи для подачі документів, серед іншого.

Він є тим, хто контролює інвентар приладдя та оргтехніки. Він також підтримує фізичну та електронну файлові системи в порядку, щоб інформація була легко доступною при необхідності.

У секретаря повинен бути чистий і організований робочий простір, оскільки це, як правило, одне з перших речей, що люди, що знаходяться за межами компанії, бачать під час заходу в його приміщення.

6- Підготовка презентацій

Зазвичай керівник повинен представляти свої звіти у формі презентацій, які узагальнюють та класифікують інформацію. Для цього завдання він зазвичай просить допомоги у свого секретаря.

Людина, яка перебуває в секретаріаті, повинна переконатися, що інформація, яка там з’являється, правильно відображає дані, якими бажає поділитися його начальник.

Ви також повинні бути обережними, що це презентація, що не містить орфографічних помилок, і що вона відповідає графічній ідентичності компанії.

7- Адміністративний нагляд

Відповідальність секретаря є також усвідомлювати, що дотримується політики та процедур, необхідних для піклування над активами компанії чи установи, в якій вона працює.

Відповідно до ієрархічного рівня її начальника, секретар може перевірити точність даних, що відображають деталізацію бюджетних операцій.

Секретар повинен дбати про контроль управління та правильне управління ресурсами в офісі.

Віртуальний секретар

З підйомом робочих місць в Інтернеті виникає фігура онлайн-секретарів або віртуальних помічників.

Ці секретарі виконують більшість завдань, описаних вище, але віддалено. У цих випадках секретарі платять за свої послуги за годину або за проектом.

Список літератури

1. Грошова культура (2015). 4 основні функції секретаря. Відновлено з: comofuncionaque.com
2. Кокемуллер, Ніл (з / ф). Перелік обов'язків секретаря. Відновлено з: work.chron.com
3. Pymex (2016). Функції та обов'язки адміністративного секретаря. Відновлено з: pymex.pe
4. Зараз волонтер (с / ф). Яка роль секретаря? Оновлено з: diycomitteeguide.org
5. Віндермір, Анна (с / ф). Які функції секретаря як помічника керівника? Відновлено з: pyme.lavoztx.com