ФОРМАЛЬНИЙ ЛИСТ: ХАРАКТЕРИСТИКИ, ЧАСТИНИ ТА ПРИКЛАДИ - КУЛЬТУРНА ЛЕКСИКА - 2025

Офіційний лист є той , який адресується до влади, невідомому або хто - то відомо, в середині контексту , який обов'язково передбачає ставлення формальності. Цей тип письмового спілкування поширений у робочих та навчальних закладах, а також у певних соціальних установах.

Офіційні листи - суто інформативні комунікації. У кількох випадках вони також можуть висловити більше особистих почуттів, хоча зазвичай вони зазвичай надсилаються з наміром щось повідомити.

Приклад формальної букви

Мова офіційних листів має певний ореол серйозності, вона прагне висловити повагу до відправника повідомлення. Так само вони характеризуються тим, що вони є короткими та стислими: намір полягає в тому, щоб повідомити щось зокрема, і через офіційний лист вони прагнуть висловити це якомога точніше.

Характеристика формального листа

Вони суто інформативні

Офіційні листи в першу чергу призначені для інформування. Ця інформація може бути новою для відправника або може слугувати нагадуванням про проблему, порушену за попереднього випадку.

У будь-якому випадку, офіційні листи зазвичай не є засобом надсилання привітань або підтримки контакту між людьми; Основна його функція - передавати інформацію в заданому контексті.

Вони використовують шанобливу мову

У формальних листах слід використовувати шанобливу мову. Джерело: pixabay.com

У цих типах букв використовується досить формальна мова. Протягом усього спілкування відправник повинен сприймати, що до нього ставляться з повагою та увагою.

Офіційні листи повинні містити назви посади, яку займає відправник, або назву, яку він виставляє, якщо це так.

Вони короткі

Оскільки вони мають дуже специфічну функцію, формальні букви характеризуються своєю короткою довжиною. Він прагне уникнути того, що одержувачу листа доводиться витрачати занадто багато часу на його читання.

Швидше, намір полягає в тому, щоб повідомлення пройшло швидко. Тому важливо, щоб у формальних листах не було зайвих абзаців.

Інформація викладена точно

Як ми вказали в попередньому пункті, точність є ключовою для формальних листів. Під час написання цього виду зв’язку обов'язково слід уникати заданих фраз, абзаців із заповненням або зайвих даних, які не цікавлять читача.

Весь лист повинен бути сповнений цінної інформації, висловленої вільно, шанобливо та точно.

Їх можна направити на знайомих чи незнайомих людей

Відправниками формальних листів можуть бути відомі або невідомі особи. Наприклад, сусід громади може написати лист, адресований президенту цієї громади, щоб просити скликати позачергові збори внаслідок конкретної проблеми.

Дуже ймовірно, що той, хто пише лист, знає президента громади, у них навіть можуть бути стосунки про дружбу або, що це стосується в більш розмовному плані, але навіть тому лист, який повинен бути написаний, повинен бути формальним.

Так само ці типи листів можна також надсилати незнайомцям. Наприклад, професіонал-викладач, який проживає в Мадриді, може написати офіційний лист міському голові цього міста, щоб запропонувати навчальну програму, орієнтовану на дітей, які беруть участь у початковій освіті в коледжах громади цього району.

У цьому випадку вчитель може не знати міського голови особисто, але все ж може звернутися до нього в офіційному листі.

До його структури входять елементи протоколу

Офіційні листи зазвичай включають інформацію, пов’язану з посадами, які займають і емітент, і відправник, а також конкретні призначення, які можуть виникнути.

Ці згадки дуже важливі в структурі офіційних листів, оскільки передбачають повне визнання того, хто отримає лист, і трактуються як знак поваги та турботи у спілкуванні.

Ви повинні особливо дотримуватися правил написання

У будь-якому типі письма потрібно добре писати та писати, але в офіційному листі ще більше потрібно, щоб усі абзаци були написані правильно.

Кінцевий текст повинен бути виконаний декількома редакціями, і важливо бути дуже уважними до всіх деталей. В іншому випадку в листі можуть виникнути помилки, і відправник не вважатиме таке повідомлення серйозним чи цінним; Ви можете навіть трактувати це як неповагу.

Частини формального листа

Місце та дата

Ці дані зазвичай знаходяться у верхній правій частині діаграми, хоча їх також можна знайти у лівій верхній частині. Важливо не забувати ці елементи, оскільки саме вони дозволять записати та розмістити спілкування у конкретному контексті.

Найбільш поширеним є те, що місто розміщується спочатку, а потім датою, відповідно до формату поточного дня, місяця та року. Наприклад: "Мадрид, 15 жовтня 2019 року".

Заголовок

У цьому розділі повинен бути вказаний відправник повідомлення. Ця згадка повинна містити відповідну назву (тобто "сер", "мадам", "подарунок", "донья" тощо) та повне ім'я особи.

У наступному рядку повинно з’явитися посада, яку займає особа, про яку йдеться, або титул, який вони мають у разі члена дворянства або роялті.

Після цієї інформації деякі вживають слово "подарунок". Це конвенція, яка не є обов'язковою, але може бути використана, якщо письменник листа вважає це розсудливим. Прикладом заголовка може бути такий:

"Місіс. Каміла Флорес

Депутат 6-го округу Вальпараїсо

Подарунок ".

Привітання

Цей розділ займає лише один рядок, пам’ятайте, що намір офіційного листа - бути максимально прямим, шанобливим та точним.

Тому привітання відправника буде включати ввічливий термін, наприклад, "шановний", "шановний", "поважаний" або "цінується", серед інших.

Крім того, він повинен містити назву, яка була розміщена раніше ("сер", "мадам", "подарунок", "донья", серед інших), а також посаду, яку займає відправник, яка також була розміщена в заголовку. Гарне привітання для офіційного листа може виглядати так: "Шановна пані заступнице".

Вступ

У першому абзаці офіційного листа коротко повинно бути зазначено, яка причина спілкування. Це вступ має ефективно роз'яснити основну суть листа та те, чого слід домогтися від відправника.

Крім того, у вступі можна швидко визначити, хто пише лист і в якій якості сприяє згаданому спілкуванню.

Тобто той, хто читає офіційний лист, повинен зрозуміти, що є основною інформацією, лише прочитавши перший абзац його. Таким чином ви швидко впізнаєте, які дії вимагають від вас через лист. Ось приклад офіційного вступу до листа:

"Я спілкуюся з вами як з мешканцем мікрорайону Беллас-Артес з наміром висловити свою вдячність за інавгурацію комунального парку Хуана Діаса, який розташований в центрі зазначеного мікрорайону і який означав очевидне поліпшення якості життя тих, хто там живе ”.

Тіло

Відповідає розвитку тексту. Цей розділ повинен містити всі взаємодоповнюючі аспекти, пов’язані з основною причиною спілкування, про яку було викладено у попередньому пункті.

Важливо, щоб лист не поширювався занадто сильно, його завжди слід писати якомога точніше. Однак важливо також, щоб комунікація не була неповною, бажаючи зробити її дуже короткою.

Повинно бути баланс, що дозволяє довжині листа бути коротким, і, в той же час, можна доставити повну інформацію відправнику.

Прощання

Прощання - в кінці листа. Цей розділ надає можливість підкреслити основну ідею у швидкому та узагальненому вигляді.

Так само прощання може також включати ласкаву і доброзичливу фразу, яка закінчує розмову. Прикладом прощання в офіційному листі може бути такий: «Я ціную роботу, виконану в цьому районі столиці, і залишаюсь у вашому розпорядженні для майбутніх проектів соціального оздоровлення. Він прощається з тобою ».

Фірма

Це останній розділ листа. У цьому розділі розміщується повне ім’я особи, яка пише лист, а також їх посада чи назва, залежно від випадку.

Це ім’я супроводжується підписом особи. Для офіційних листів зазвичай використовується той самий підпис, який використовується у звичайних юридичних документах. Це може бути написано від руки або це може бути електронний підпис.

Інші

Якщо форма листа надіслана від офіційної установи чи організації, логотип може бути включений у верхній правий кут.

Приклади

Офіційний лист про відставку

Мадрид, 15 листопада 2018 року

Містер Хоакін Герреро

Директор з людських ресурсів газети El País

Подарунок.

Шановний пане директор!

Звертаюся до вас з метою повідомити про своє рішення назавжди відмовитися від посади головного журналіста Міжнародної секції видатної газети El País з 1 грудня 2018 року.

Це рішення відповідає особистим причинам, які неминучі і не мають нічого спільного з поганим досвідом роботи в компанії, в якому я гармонійно функціонував три роки.

Компанія Serva представляє повідомлення, щоб подякувати вам за довіру, яку компанія мені надавала в усі часи. Мій досвід роботи в El País представляв важливу можливість для професійного та особистісного зростання, за що я дуже вдячний.

Без подальшої прихильності та очікування розуміння з вашого боку, він прощається,

Даніель Фернандес

Головний журналіст Міжнародної секції, El País.

Офіційний позов

Каракас, 26 вересня 2019 року

Пан Самуель Паласіос

Генеральний директор Movistar

Подарунок.

Шановний пане менеджере:

Завдяки цьому повідомленню я пишу до вас, щоб повідомити вам про мою незгоду щодо послуги в Інтернеті, яку пропонує компанія, яку ви керуєте. Останні 15 безперервних днів я був без Інтернет-сервісу, і моя ситуація ще не вирішена.

Я розумію, що є певні канали, які адекватні для подання відповідних скарг, але я з повагою зазначаю, що мої скарги вже зареєстровані протягом останніх 15 днів, і я не зміг запропонувати задовільної відповіді.

У цьому листі я додаю копії рахунків-фактур за останні два місяці, належним чином сплачені, а також перелік із кількістю претензій, поданих мною у відділі обслуговування клієнтів компанії. Я залишаюсь уважним і готовим до того випадку, якщо потрібно представити будь-яку іншу документацію.

Я заздалегідь вдячний за суперечки, які ви повинні зробити для того, щоб мою справу було передано відповідним органам, за допомогою яких вони можуть відповісти на мої вимоги.

Прийміть від мене сердечне привітання.

З повагою,

Діана Гонсалес Ріера

CI 18 574 296

Офіційний лист подяки

Барселона, 8 січня 2019 року

Міс Беатріс Вільярехо

Директор Інституту сучасного танцю Барселони

Подарунок

Визначна пані Вільярехо:

Я щиро дякую вам і колективу Барселонського інституту сучасного танцю за бездоганну роботу акомпанементу, яку вони були люб'язними, щоб забезпечити їх у рамках ІІ Фестивалю сучасного танцю, що відбувся 6-го та 7-го числа Січень 2019 року, і організована школа Імпету, директором якої я є.

Команда з Барселонського інституту сучасного танцю дала можливість організації заходу повністю успішною. Надані місця виправдали очікування танцюристів, хореографів та широкої публіки, і ми отримали дуже сприятливу відповідь від аудиторії.

Ми розуміємо, що ця подія не була б можливою без участі інституту, який ви очолюєте, і ми дуже вдячні за те, що працювали разом з таким сумлінним колективом.

Я щиро вдячний від імені всіх членів школи Імпету, і залишаюсь у вашому розпорядженні для спільної реалізації майбутніх подій.

Прийміть дуже сердечне привітання.

З повагою,

Ольга Рохас

Директор школи сучасного танцю імпету

Офіційний лист-запит

Буенос-Айрес, 7 березня 2019 року

Містер Карлос Каял

Менеджер з продажу Ford Argentina

Шановний містер Каяле:

За допомогою цього повідомлення я з повагою надсилаю вам запит надіслати десять (10) одиниць автомобілів моделі Fiesta Power протягом 2019 року дилеру Auto Summit протягом поточного місяця. Я додаю відповідні рахунки, фактично сплачені 28 лютого 2019 року.

Як завжди, ми дуже цінуємо, що зазначена доставка може бути здійснена вранці (між 8:00 та 12:00), щоб автомобілі могли бути належним чином прийняті персоналом, відповідальним за такі функції.

Я заздалегідь дякую за вашу готовність і я залишаюсь уважним до будь-якого прохання, яке ви можете зробити.

З повагою,

Дієго Міранда

Менеджер із закупівель Auto Summit

Офіційний лист-запрошення

Кіто, 9 грудня 2019 року

Пані Альварес Суарес

Ми звертаємось до Вас із великим задоволенням запросити Вас та Вашу родину до нашого шлюбного зв’язку, який бажає Бог відбутися 7 січня 2020 року.

Церемонія відбудеться в Iglesia de la Compañía de Jesús, розташованому за адресою Calle García Moreno N10-43, о 17:00. Банкет відбудеться в залі для святкування Руйсенора, на вулиці Амаполи N30-4, о 8:00 вечора. Костюм, запропонований для обох заходів, має формальний характер.

Ми з повагою просимо підтвердити свою присутність на заході і заздалегідь дякуємо вам за вашу присутність як свідків нашого весілля.

Прийміть дуже щире привітання від нас,

З повагою

Роберто Альварес та Фабіола Родрігес

Офіційний лист про добровільне відкликання

Панама-Сіті, 12 травня 2019 року

Пані Карла Гузман

Директор з людських ресурсів Ревлона Панама

Подарунок.

Визначна пані Гусман:

Завдяки цьому повідомленню повідомляю, що вирішив просити свою добровільну відпустку внаслідок особистих причин. Хочу зазначити, що це рішення є безповоротним і набирає чинності з 1 червня 2019 року.

Користуюся цією можливістю, щоб повідомити вам, що наступного понеділка, 15 травня, повідомляю відповідне повідомлення, передбачене законом, і після цього 15-денного періоду я повністю відмежуюсь від компанії.

Я дуже вдячний за можливості роботи, які надав мені Revlon Panama з моменту приєднання до компанії. Я залишаюсь у Вашому розпорядженні для представлення будь-якої документації, яку Ви вважаєте за доцільне, щоб найкращим чином провести адміністративну процедуру.

Він прощається з вдячністю,

Луїс Девід Рейес

Координатор продажів Revlon Panama

Офіційний лист із запитом на роботу

Сантьяго де Чилі, 4 липня 2019 року

Пані Інес Мартінес

Керівник підбору готелю «Марріот»

Шановна пані Мартінес:

Я пишу це повідомлення у відповідь на запит персоналу з обслуговування клієнтів, який компанія Marriot опублікувала в національній пресі.

Я маю показовий досвід роботи в сфері обслуговування клієнтів протягом більше 4 років та оптимальні навички, пов’язані з шанобливим та напористим ставленням широкої громадськості. З цієї причини я представляю себе кандидатом на запропоновану посаду.

Я активний працівник, здатний до роботи в команді та високих лідерських навичок. Я відкритий для того, щоб пристосуватися до духу компанії, сприяючи своєму досвіду в цій галузі та своїй готовності постійно вдосконалювати процеси.

До мене додається моє резюме, а також рекомендації, підписані декількома моїми колишніми роботодавцями. Якщо ви вважаєте це доречним, я залишаюсь доступним домовитись про зустріч, на якій ми можемо поглибити деталі того, що я тут зазначу.

Заздалегідь дякую, отримай тепле привітання.

З повагою,

Паола Васкес Ернандес

Офіційний лист про щось запитувати

Богота, 8 жовтня 2018 року

Містер Патрісіо Пінто

Директор Кваліфікаційної ради прийому та виключення членів Союзного клубу

Шановний пане Пінто

Звертаюся до вас, щоб просити від Кваліфікаційної комісії щодо прийому та виключення членства моє включення до складу Клубу Союзу в якості засновника політичної партії Opción Ciudadana.

З часу заснування Союзний клуб має міцну традицію сприяння дискусіям та дискусіям. Відомі люди з політичної, економічної та соціальної сфери зібралися у різних її просторах з метою обміну ідеями та створення сценаріїв конвергенції.

Як засновник партії Opción Ciudadana, я вважаю за доречне приєднатися до цього престижного клубу, членам якого я зможу запропонувати бачення, яке я створив за 20-річний досвід роботи в політиці, а також свою широку мережу контактів, готових співпрацювати з клубом у питаннях. у міру необхідності.

Я додаю свої особисті та професійні дані, і заздалегідь дякую вам за ваш розгляд у цій заявці, що я радий вам представити.

З повагою,

Оскар Кац Піньєра

Засновник політичної партії Opción Ciudadana

Офіційний лист про дзвінок на зустріч

Мехіко, 26 травня 2017 року

Пані Федеріка Армійо

Президент ОСББ будинку Лас Флорес.

Подарунок.

Визначна пані Армійо:

Мета цього листа - з повагою просити вас скликати екстрену нараду, на яку запрошуються всі мешканці будинку Лас Флорес. Причиною зустрічі є визначення стратегій захисту від бурхливих протестів, яких ми спостерігали в цьому районі останніми днями.

Таким чином я пропоную зустріч якнайшвидше провести для того, щоб здійснити відповідні дії для підвищення нашої безпеки та безпеки будівлі.

Я заздалегідь дякую вам за швидкість, яку ви можете застосувати в цьому випадку, і я залишаюсь уважним до будь-якої співпраці, яку ви вважаєте за потрібну.

З повагою,

Пані Марія Олександра Кінтеро Мехіас

Квартира 76, будинок Лас-Флорес.

Офіційний лист до казначейства

Вальпараїсо, 19 лютого 2019 року

Містер Уго Діас Рохас

Начальник управління управління Служби внутрішніх доходів

Подарунок.

Шановний пане Діаз:

Через цей лист я з повагою звертаюся до вас з проханням повернути відшкодування, зареєстровані на моє ім’я, що відповідають другому семестру 2018 року.

В якості основи цього запиту я додаю до цього повідомлення відповідні статті, що входять до Податкового кодексу, що регулює нашу країну, і які пов'язані із справою, яку я сьогодні представляю вам.

Я заздалегідь дякую вам за вашу увагу і залишаюсь у вашому розпорядженні, щоб домовитись про зустріч з вами чи іншим представником цієї поважної установи.

З повагою,

Селена Гутьеррес Торрес

РУТ 14 593 963-8

Офіційний лист до міського голови

Валенсія, 8 вересня 2019 року

Містер Джоан Рібо

Мер Валенсії

Подарунок.

Шановний пан міський голова:

Звертаюся до вас через цей лист з проханням з великою повагою просити надання дозволу на проведення IV-ї зустрічі сусідства Валенсії на центральній площі муніципалітету Валенсії 8 листопада 2019 року.

Мета цих зустрічей сусідства полягає в тому, щоб позитивно зв’язати всіх членів Валенської муніципалітету, запропонувати рекреаційні заходи та сприяти просторам для обговорення, які дозволять проектувати покращення для всієї громади.

За підрахунками, IV зустріч сусідства Валенсії триватиме 6 годин і буде брати участь у участі приблизно 150 чоловіків, жінок, хлопців та дівчат.

Я залишаюсь у вашому розпорядженні, щоб запланувати інформаційну зустріч, якщо ви вважаєте це за потрібне, і заздалегідь дякую за вашу люб’язну увагу.

З повагою,

Тамара Нуньєс Фуертес

Президент Організаційного комітету IV засідання сусідства Валенсії

Список літератури

1. "Моделі листа про відставку з роботи" в Управлінні праці уряду Чилі. Отримано 1 листопада 2019 року з Департаменту праці уряду Чилі: dt.gob.cl
2. "Формальний лист" на освітньому порталі. Отримано 1 листопада 2019 року з порталу Educativo: portaleducativo.net
3. "Формальний лист" у Вікіпедії. Отримано 1 листопада 2019 року з Вікіпедії: wikipedia.org
4. "Структура формального листа" на YouTube. Отримано 1 листопада 2019 року з YouTube: youtube.com
5. "Модель написання для повідомлення добровільного відкликання" в я розумію. Отримано 1 листопада 2019 року з Я розумію: loentiendo.com
6. "Ключі до створення відмінного листа запиту та як написати найчастіші запити" в Менеджменті. Отримано 1 листопада 2019 року з Gestión: gestion.org
7. "Зразковий лист для подання до казначейства, що супроводжує виправлення рахунків" в Бухгалтерському, податковому та фінансовому бюро. Отримано 1 листопада 2019 року з бюро бухгалтерії, фіскалів та фінансів: Deskcontable.es
8. Beare, K. «Структура формального листа» в Thought & Co. Отримано 1 листопада 2019 року від Thought & Co: thinkco.com
9. "Як написати формальне письмо" на WikiHow. Отримано 1 листопада 2019 року з WikiHow: wikihow.com