ІНСТРУКЦІЯ З ПРОЦЕДУР КОМПАНІЇ: ДЛЯ ЧОГО ЦЕ, ПІДГОТОВКА - ДУДИ - 2025

Керівництво процедур компанії є письмовий документ , в якому перераховані покрокові інструкції про те , як для завершення роботи завдання або як для вирішення конкретної ситуації , коли вона виникає на робочому місці. Він містить кращі практики компанії та описи основних бізнес-процесів.

Цей посібник містить також методи та стандарти щодо того, як очікується робота. Створення посібника з процедур допомагає орієнтувати компанію на ріст, спрощуючи навчання та полегшуючи його здатність до масштабування.

Цей посібник може бути трикольцевою палітуркою, папкою на мережевому спільному диску або автоматизованою версією, опублікованою в Інтернеті, з використанням програмного забезпечення для управління процедурами. Кожна людина повинна розуміти, з чого складається посібник з процедур та де його можна знайти, коли комусь це потрібно.

Написання посібника з процедур вимагає чіткого розуміння кроків, пов'язаних з певним процесом. У міру зростання бізнесу знадобляться нові процедури. Посібник з процедур також може розглядатися як бібліотека процедур.

Посібник містить зразки процедур, які можуть бути використані як шаблон для нових операційних процедур. Усі працівники організації повинні бути проінформовані про політику та процедури компанії; вони завжди повинні мати негайний доступ до посібника з процедур.

Для чого це?

Використовуючи добре написаний посібник з процедур, компанія може більш ефективно полегшити навчання нових співробітників.

Крім навчання, посібник з процедур надає поточним членам команди ресурс для ознайомлення з менш використовуваними процедурами, гарантуючи, що вони виконуються в правильній формальності, зберігаючи при цьому контроль якості.

Співробітники повинні розуміти, що від них чекає. Наглядові органи потребують посібника з процедур для управління бізнес-процесами. Документуючи стандарти, ви повідомляєте, що важливо для зростання, якості та задоволення клієнтів.

Завдяки політиці та процедурам, які впливають на функціональну сферу, робітники, що працюють на передовій, мають повноваження приймати ефективні рішення, що економлять час.

Посібник з ефективних процедур забезпечує відповідні методи міжвідомчої комунікації, що дозволяє персоналу спільно працювати над вирішенням повсякденних бізнес-проблем, не вимагаючи зайвої наглядової участі.

Метою посібника з процедур має бути організація різного змісту для відображення як форм, так і засобів комунікації компанії, щоб мати змогу виконати послугу або виготовити товар з найменшими витратами та в найкоротші терміни.

Це має додаткову перевагу - підтримувати високу задоволеність роботою та мотивацію працівників.

Як це зробити?

Перед розробкою посібника з процедур важливо зрозуміти різницю між політикою, основним процесом та процедурою.

- Політика - це сукупність основних принципів та пов’язаних із ними керівних принципів, сформульованих та застосованих керівництвом організації для спрямування та обмеження її дій для досягнення довгострокових цілей.

- Основний процес - це послідовність взаємозалежних та пов'язаних між собою процедур, які на кожному етапі споживають один або декілька ресурсів (час працівника, енергія, машини, гроші) для перетворення вхідних матеріалів у продукти. Ці результати служать входом до наступного етапу, поки не буде досягнута відома мета чи кінцевий результат.

- Процедура - це послідовність дій або фіксований хід дій, визначений кроками (містять чітко визначені початкові та кінцеві точки), які необхідно виконати в одному порядку для успішного виконання завдання.

Визначте основні процеси

Усі центральні процеси, які має підприємство, повинні враховуватись. Він починається з визначення того, які процеси будуть окреслені та відображені в посібнику з процедур, створивши зведення всіх процедур, які ви хочете включити.

Хоча не кожен процес може бути переліченим, важливо встановити найбільш фундаментальні та найважливіші. Наприклад, ресторан може визначити основні процеси того, як виготовляється певна страва, але так само важливим є процес очищення ресторану.

Слід створити перелік основних процесів, які потрібно охопити, щоб кожен міг бути інтегрований у посібник з процедур після складання карти. Конспект буде служити керівництвом для того, щоб не залишилося жодного із завдань, коли посібник починає писатися.

Напишіть вступ

Додайте короткий опис того, що входить у посібник, що безпосередньо стосується людей, які користуватимуться посібником, що читачі можуть очікувати при користуванні посібником, і найкращий спосіб користування посібником (тобто, "прочитайте його на обкладинці для обкладинки" кінець "або" використовувати як посилання для пошуку процедур за необхідності ").

Створіть схему потоку кожного процесу

Кожен процес визначається кроками або завданнями, необхідними для його виконання. Відсутність кроку може означати втрату або затримку замовлення або несправний кінцевий товар. Створення діаграми потоків визначає робочий процес.

Щоб скласти посібник, ви повинні почати з одного процесу за один раз: починати з першого процесу в конспекті. Окреслені кроки, необхідні для завершення процесу, потім ви повертаєтесь назад і записуєте деталі для кожного кроку.

Переконайтеся, що кожен крок є чітким і стислим. Кожен крок повинен забезпечити достатню кількість деталей, щоб кожен міг дотримуватися вказівок.

Наприклад, припустимо, що ви створюєте процедуру процесу продажу вимогою в Інтернеті. Спочатку складається блок-схема про те, як спочатку зв’язується потенційний клієнт після того, як він запитав інформацію: телефонним дзвінком, електронною поштою або текстовим повідомленням.

Якщо спочатку не вдалося зв’язатись з потенційною особою, обчислюється, скільки разів слідкує команда з продажу, з конкретними сценаріями для кожного контакту.

При контакті із замовником призначається інший сценарій, а також набір подальших дій, залежно від того, придбав клієнт товар чи вирішив почекати.

Дайте процедуру комусь іншому прочитати

Важливо, щоб колега чи хтось, кого ви знаєте, прочитали, і дотримуйтесь інструкцій, як вони написані. Ця людина може надати цінні відгуки, якщо є кроки, які ви не змогли виконати або не зрозуміли.

Процедура налагоджується на основі коментарів. Можливо, вам доведеться щось переписати, відредагувати або додати в інструкції.

Створюйте контрольні списки та форми

У будь-якому процесі для членів команди легше перейти за формою чи контрольним списком. Ось чому необхідно розробити детальний шаблон на основі картографічного процесу.

Якщо вам потрібно зібрати конкретну інформацію під час вступу замовника, ви повинні переконатися, що в шаблоні є вся необхідна інформація, представлена ​​стисло.

Не слід вважати, що члени команди пам’ятають все, що вказує процедура, особливо коли клієнт сидить навпроти них. Контрольні списки та форми повинні бути інтегровані як додаток до блок-схеми та етапів процесу.

Інтегруйте його в посібник з процедур

Після того, як блок-схема присвоєна кожному процесу і створені всі шаблони допоміжних документів, вони інтегруються в повний посібник з процедур. Посібник організовано на відомчих засадах.

Наприклад, у посібнику з процедур можуть бути розділи «Продажі», «Операції» та «Дистрибуція». Кожен розділ розділений на основні процеси цього відділу, як правило, у тому порядку, коли кожен основний процес здійснюється в загальній поставці продукції.

У розділі "Розподіл" у вас може бути кілька основних процесів, таких як "Отримати замовлення", "Пакет для доставки", "Доставка" та "Відстеження".

Посібник з процедур організований із змістом, і кожна процедура чітко перерахована жирним заголовком.

Титульна сторінка додається до назви посібника, змісту, вступу та процедур у порядку змісту.

Для членів команди можна було легко розмістити вкладки, щоб легко переглянути посібник, щоб допомогти їм знайти відповідні процедури у своїх відділах.

Нарешті, копії робляться та розповсюджуються. Заохочуйте постійний зворотний зв'язок та при необхідності оновлюйте посібник. Посібник повинен бути доступний у визначеному районі кожного функціонального місця, використовуючи політику та процедури.

Приклади

-Розвиток готувати гамбургери певним чином.

-Посібник про те, як діяти у випадку пожежі, землетрусу чи стихійного лиха.

-Посібник про те, як поводитися зі скаргами клієнтів або агресивним клієнтом.

-Посібник для здійснення процесу відбору персоналу.

-Розвиток знати, як працювати в ресторані.

Список літератури

1. Кімберлі Леонард (2017). Як написати стандартний посібник з операційних процедур? Малий бізнес - Хрон. smallbusiness.chron.com.
2. Кріс Андерсон (2017). Що таке посібник з політики та процедур? Bizmanualz. Взято з: bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017). Визначення посібника з процедур. Взято з: bizfluent.com.
4. Кріс Андерсон (2017). Яка мета посібника з процедур? Bizmanualz. Взято з: bizmanualz.com.
5. Шаблон лабораторії (2018). 37 Шаблони найкращих стандартних операційних процедур (SOP). Взято з: templatelab.com.
6. Грег Марселло (2017). 8-ступінчастий посібник для побудови стандартного керівництва з експлуатації. Лерн. Взяте з: blog.lern.org.