ДІЛОВИЙ ПРОТОКОЛ: ХАРАКТЕРИСТИКИ, ДЛЯ ЧОГО ЦЕ, ПРИКЛАДИ - ДУДИ - 2025

Бізнес протокол являє собою набір соціальних і формальних стандартів , прийнятих компанією на предмет її відповідності. Його функція полягає у встановленні стандартів поведінки та меж, які регулюють дії всіх членів товариства.

Цей нормативний орган, як правило, включений у посібник чи документ, як правило, регулює внутрішню та зовнішню поведінку компанії. Це кодекс поведінки, встановлений в організаційній культурі компанії.

Через діловий протокол встановлюються правила співіснування між різними рівнями праці компанії та критерії комунікації, які повинні переважати поза нею.

Бізнес-протоколи збирають правила та кроки, яких необхідно дотримуватися для планування, розробки та контролю дій, які здійснює компанія. Ці стандарти можуть включати правила, встановлені державою.

Прикладом ділового протоколу є спосіб, коли секретар дружньо відповідає на телефонний дзвінок. Також шанобливе ставлення до водія транспортної компанії під час вивезення пасажира в аеропорт.

Особливості ділового протоколу

Перш ніж посилатися на характеристики ділового протоколу, слід чітко вказати походження терміна, щоб краще уточнити його зміст.

Протокол походить від латинського "protos", що означає "те, що відбувається перед чим-небудь", і "kollos", що позначає дію чогось дотримуватися або приклеювати.

Словник Королівської академії іспанської мови в одному зі своїх значень визначає його як "набір правил, встановлених стандартом або звичаєм для проведення церемоній та офіційних чи урочистих дій".

Протокол - це опис стандартів поведінки, яких необхідно дотримуватися в компанії чи установі. Він описує вказівки та процедури поведінки для проведення дії чи в певній ситуації.

Діловий протокол повинен донести до клієнтів суть компанії, саме тому вона є частиною її філософії та іміджу. Існують різні типи протоколів: діловий, релігійний, офіційний, спортивний, соціальний тощо.

Характеристики хорошого бізнес-протоколу є

1- Це не врегульовано законодавством, але воно суворо виконується в межах товариства його членами.

2- Це практично , оскільки регулює загальні ситуації, що трапляються в компанії. Таким чином можна уникнути того, що це банальний документ без дотримання праці.

3- Вона доступна для всіх членів організації, оскільки вона встановлює поведінкові рекомендації для кожної робочої ситуації.

4- Це зрозуміло, оскільки воно повинно бути зрозумілим для всіх працівників компанії, щоб засвоїти та виконувати їх без виправдання.

5- Це принципово гнучко , тому що встановлені правила повинні бути пристосовані до кожної ситуації компанії, навіть в кризові періоди. Але також тому, що вони можуть змінюватися з часом і пристосовуватися до змін.

Для чого складається діловий протокол?

Встановити стандарти поведінки

Встановлення керівних принципів поведінки в компанії в посібнику з протоколу служить регулюванням поведінки її членів та створює організаційну культуру.

Без протоколу трудові відносини та комунікація між компанією та клієнтами були б у повному хаосі. Не було б поваги до ієрархій, а відсутність кодексу поведінки призведе до постійної неповаги та внутрішніх конфронтацій.

Ієрархічний наказ без ділового протоколу неможливо було виконати, змінивши організаційну структуру компанії.

Посібник із соціальної діяльності

З точки зору етикету, протокол також необхідний для організації та здійснення соціальних заходів, що мають відношення до компанії.

Протокол допомагає закріпити престиж компанії серед своїх співробітників і з тими, хто пов'язаний з ним: клієнтами, акціонерами, постачальниками, органами влади тощо.

Встановіть корпоративний імідж

Це частина корпоративного іміджу компанії, оскільки керує та каналізує позитивні дії членів компанії. Імідж компанії не залежить лише від продукту чи послуги як такої, яку вона надає; але від сукупності елементів, які обертаються навколо цього.

Протокол корисний і необхідний компаніям, оскільки він сприяє покращенню людських відносин та зміцнює їх корпоративний імідж. Коли вона поширюється на всі сфери організації, це допомагає досягти здорового та гармонійного робочого середовища.

Створіть культуру компанії

Це також створює ділову та робочу культуру, навчаючи працівників та менеджерів про необхідність інтеграції та співпраці з організаційними цілями. Це також допомагає керувати відносинами представників компанії зі своїми партнерами та замовниками.

Приклади ділового протоколу

Діловий протокол охоплює процедури, встановлені в бізнес-організації для організації заходів: зустрічей, візитів, конференцій, переговорів, офіційних актів тощо.

Але це також передбачає спосіб спілкування (внутрішня комунікація) між членами організації та з клієнтами та пов'язаними сторонами (зовнішнє спілкування). Сюди входить все, від того, як ви відповідаєте на телефонний дзвінок, до того, як ви носите форму та одяг.

Так само воно включає / розуміє стиль написання листа або електронної пошти та всі необхідні елементи для зміцнення корпоративного іміджу компанії.

Прикладом ділового протоколу є отримання телефонного дзвінка. У способі відповіді, привітання та знайомства з собою існує неявна корпоративна культура. Отже, це елемент, тісно пов'язаний із іміджем бізнесу чи бренду.

Протокол телефонного дзвінка

- Доброго ранку, пане / пані

- Я Джудіт, як я можу вам допомогти / послужити?

- Я розгляну вашу справу, прошу не відкликатись.

- Дякуємо за дзвінок, ми до ваших послуг.

- Приємного дня містера / пані

Протокол в презентації, привітанні та прощанні

• Встаньте при вітанні.
• Тонко потисніть руки і посміхніться.
• Уникайте виразних обіймів та поцілунків.
• Дивіться людині в очі, коли говорите.
• Уникайте тутео та вживання розмовних термінів.
• Будьте сердечні та доброзичливі у своїх стосунках.
• Спробуйте зателефонувати людині по імені, якщо ви це знаєте.
• Уникайте зайвої впевненості.
• Уникайте говорити надмірно, про себе та своє особисте життя.

Протокол одягання

• Не носіть невідповідний одяг чи одяг, які привертають занадто багато уваги.
• Носіть одяг, який допомагає доповнити вашу особистість.
• Носіть відповідні розміри одягу.
• Носіть краватку / жакет / спідницю / блузку.
• Чоловіки повинні правильно голитися і дбати про свій фізичний вигляд.
• Жінки складаються належним чином.
• Утримуйте руки та нігті чистими та доглянутими.
• Використовуйте стримані парфуми або лосьйони.

Список літератури

1. Мартінес, Джуліан Меса: Посібник з ділового протоколу: зміст та етапи підготовки. Отримано 14 лютого 2018 року з blog.grupo-pya.com
2. Що таке протокол і для чого він потрібен? Консультується з gestiopolis.com
3. Чому протокол важливий у компаніях? Консультується з gadebs.es
4. Протокол. Королівська іспанська академія. Звичайний словник. Консультується з dle.rae.es
5. Діловий протокол. Консультується з cevents.es
6. Важливість ділового протоколу. Консультується з teleup.edu.pe