ЯКИЙ ЖИТТЄВИЙ ЦИКЛ ДОКУМЕНТІВ? - КУЛЬТУРНА ЛЕКСИКА - 2025

Життєвий цикл документів складається з послідовності етапів , через які проходить файл на систематичній основі протягом строку корисного використання . Ці фази варіюються від створення документа, через усі його використання та модифікації, до моменту їх знищення або постійного архіву.

Концепція життєвого циклу документів була створена в США після Другої світової війни. Це було пов’язано з необхідністю знайти відповідний спосіб обробки великої кількості накопичених файлів.

Джерело зображення: Wikimedia.org.

Кожна дисципліна по-різному підходить до життєвого циклу документів з урахуванням його спрямованості та характеру архіву. Наприклад, життєвий цикл юридичного документа може мати різні етапи, ніж термін дії академічного документа.

У кожному конкретному випадку міркування щодо того, як довго документ повинен зберігатися, як він повинен зберігатися або яким має бути його правильне використання, відрізняються. Так само існують і різні підходи до етапів її життєвого циклу.

Наприклад, можуть бути документи, які не мають жодної цінності для компанії чи урядової установи через їх вік. Однак ці самі архіви можуть мати високу історичну цінність для музею.

Ще одна принципова відмінність - це те, що існує між аналоговими та цифровими документами. Хоча важливість полягає у змісті документів, існування цифрових файлів передбачає особливості в роботі з ними та на етапах їх життєвого циклу.

Документи трьох віків

Зображення: слайдплеєр

У 1972 р. Історик Карлос Віффельс запропонував теорію трьох віків. Відповідно до цього, документи - це об'єкти, що мають життєво важливий процес, під час якого їх використання трансформується.

Як правило, документи знаходяться в інтенсивному використанні відразу після створення та протягом визначеного часу. Однак з часом це використання зменшується до моменту, коли воно повністю припиняється, або тому, що вони архівуються або знищуються.

На думку Віффельса, цей цикл, який проходять усі документи, поділяється на три віки: адміністративний чи активний вік, проміжний або напівактивний вік та неактивний або історичний вік.

Адміністративний або активний вік (файл управління)

Посилається на активний період документа. Він починається в момент його створення і проходить через різні етапи, на яких з ним часто консультуються, передаються та діляться спільним доступом.

Наприклад, адміністративний вік рахунку за комунальні послуги починається з його створення. Тоді продовжуйте рухатися протягом обмеженого часу - при доставці чи відправлення електронною поштою листоноші, під час перевірки та оплати.

Проміжний або напівактивний вік (центральний файл)

Це той період, коли документ втратив корисність, заради якої він був створений. Тому він не такий активний у застосуванні, як в адміністративному віці. Однак вона зберігається і з нею можна звертатися нечасто.

Наприклад, проміжний вік рахунку за комунальні послуги починається, коли після його оплати він подається в папку. Цілком імовірно, що з ним більше ніколи не звертатимуться, однак він зберігається у справі, якщо виникне занепокоєння.

Напівактивне життя документів може бути змінним залежно від типу документа та залежно від контексту. Наприклад, юридичний документ може мати триваліший термін експлуатації, ніж рахунок за комунальні послуги.

Неактивний вік або історичний вік (історичний архів)

Відноситься до завершального періоду архівів. Однак не всі файли мають однакове призначення. Залежно від їх природи їх можна зробити історичними або знищити.

Історичні архіви - це ті, що мають культурну чи дослідницьку цінність. Тому на цьому етапі прагнуть методи збереження якнайповніше їх збереження.

Етапи життєвого циклу документів

Теорія трьох віків загалом встановлює основні фази, через які проходять усі документи. Однак є й інші більш конкретні етапи, які визначають корисність та поводження з документами.

Етапи, через які документ проходить, залежать від його вартості, використання та контексту. Відповідно до цих характеристик визначається, через які етапи він повинен пройти і які технічні та адміністративні положення для кожної з них.

Ось деякі основні етапи, через які документ проходить протягом усього строку його використання:

1-Створення: складається з створення документа або в друкованому, або в цифровому форматі.

2-Зберігання: відповідно до формату, в якому створено документ, він зберігається фізично або цифрово. У деяких випадках стадія оцифрування також враховується, коли вона є частиною процесу.

3- категоризація : стосується організації, класифікації чи індексації документів відповідно до параметрів, встановлених у кожному контексті.

4-Передача: відноситься до відправлення та / або доставки документа відповідно до його характеристик. В даний час це може стосуватися доставки фізичною поштою або доставки електронною поштою залежно від обставин.

5-розповсюдження: цей етап стосується документів, що є загальнодоступними або необхідними, тому після їх створення вони повинні бути розкриті певній групі людей.

6-спільне використання: в даний час файли можна організувати для спільного використання та редагування. Цей етап є нещодавним явищем і розглядається виключно для цифрових документів.

7-Консультація: стосується тієї стадії, на якій документи оформлюються з наміром, що з ними можна звернутися. Під час цього процесу положення безпеки та / або доступності є дуже важливими, залежно від громадськості, на яку очікується доступ до інформації.

8-Архівування чи знищення: це завершальний етап життєвого циклу всіх документів. Він відповідає моменту, в який прийнято рішення, якщо він має достатню історичну цінність для збереження або, навпаки, знищується.

Засоби

1. Дармутський коледж. (СФ). Життєвий цикл документа: визначення, допоміжні технології та програми. Відновлено з: dartmouth.edu
2. Гонсалес, Л. (2015). Життєвий цикл документів: Теорія 3-х віків. Відновлено з: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Що таке життєвий цикл управління електронними документами? Відновлено з: documentmedia.com
4. Руус, М. (Сф.). Життєвий цикл документа. Відновлено з: whatis.techtarget.com
5. Єбра, М. (2016). Життєвий цикл документів - Іспанська архівна система. Відновлено з: normadat.es.