СИСТЕМА ПОСТІЙНОЇ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ: ХАРАКТЕРИСТИКИ ТА ПРИКЛАД - ДУДИ - 2025

Система безперервної інвентаризації є метод обліку запасів, який реєструє продаж або купівлю інвентарю відразу за рахунок використання комп'ютеризованих пункт-продажу або системи введення замовлення і програмного забезпечення для управління активами підприємства.

Постійний інвентар забезпечує дуже детальний огляд змін в запасах, з негайним звітом про кількість запасів на складі, таким чином точно відображаючи рівень наявних предметів.

Джерело: pixabay.com

Ця система інвентаризації перевершує стару періодичну систему інвентаризації, оскільки дозволяє негайно відстежувати рівень продажів та запасів окремих предметів, допомагаючи уникнути запасів.

Постійний інвентар не потрібно вручну коригувати бухгалтерами компанії, за винятком випадків, коли фізична кількість запасів не узгоджується через втрату, поломку чи крадіжку.

Постійна інвентаризація є кращим методом відстеження товарно-матеріальних цінностей, так як при належному керуванні вона може давати досить точні результати на постійній основі.

характеристики

Постійна інвентаризація описує системи запасів, де інформація про кількість та наявність запасів постійно оновлюється як функція бізнесу.

Це досягається шляхом підключення інвентарної системи до системи введення замовлення, наприклад, бездротових сканерів штрих-коду та в магазинах, з системою терміналів продажу. Тому книжковий інвентар був би абсолютно таким самим або майже рівним фактичному інвентарю.

Він менш ефективний, коли зміни розміщуються на картках інвентаризації, оскільки є значна можливість, що записи не будуть зроблені, будуть зроблені неправильно або не будуть зроблені вчасно.

У системі безстрокової інвентаризації компанія постійно оновлює свої інвентарні записи для обліку доповнень та віднімань запасів для таких заходів, як:

- Отримані товари.

- Продукція на складі продається.

- Елементи переміщені з одного місця в інше.

- Матеріали, які будуть використовуватися у виробничому процесі.

- Викинуті предмети.

Формула вічної інвентаризації дуже проста: Початкова інвентаризація (як правило, взята з фізичного рахунку) + Квитанції - Відвантаження = Закінчується Інвентар.

Інвентарні відмінності

Вічна система інвентаризації має перевагу в наданні актуальної інформації про баланс товарних запасів і вимагає зниженого рівня фізичної кількості запасів.

Однак рівні запасів, які обчислюються цією системою, можуть поступово відрізнятися від реальних рівнів запасів.

Це пов’язано з незареєстрованими транзакціями або крадіжками, тому баланси книг слід періодично порівнювати з фактичними наявними сумами, використовуючи підрахунок циклу та коригуючи баланс книги за необхідності.

Вартість проданого товару

За постійною системою постійно відбувається оновлення вартості рахунку, що продається, як кожен продаж. Це означає, що легко отримати точну вартість товару, що продається до кінця звітного періоду.

Покупки

Закупівлі товарно-матеріальних цінностей проводяться на рахунок обліку запасів сировини або на товарний рахунок, залежно від характеру закупівлі, при цьому також існує індивідуальний запис запису, який ведеться для кожного товару.

Відстеження транзакцій

Розслідування набагато простіше відстежувати у вічній системі інвентаризації. У цій системі всі транзакції доступні докладно на індивідуальному рівні.

Звіти про інвентаризацію можна отримати в Інтернеті в будь-який час. Це полегшує управління рівнями запасів та грошовими коштами, необхідними для придбання додаткових товарних запасів.

Оскільки система періодичних інвентаризацій оновлюється лише періодично, менеджери ніколи не мають актуальної та точної фінансової інформації, на якій базуватимуться рішення щодо їх придбання чи виготовлення.

Переваги і недоліки

Перевага

Основна перевага - своєчасне надання менеджерам відповідної статистики про стан компанії.

Сума собівартості проданого товару та залишок на рахунку запасів доступні в будь-який час. Ця інформація є дуже важливою для вдосконалення політики закупівель та підготовки короткострокової фінансової звітності.

Хоча помилки в інвентарі можуть виникати через втрати, поломки, крадіжки, неправильне відстеження інвентаря або помилки сканування, використання цієї системи має багато переваг:

- Підтримувати більший контроль над фізичними запасами, порівнюючи фактичний баланс із записами книги.

- Виявляйте негайно будь-яку проблему, перш ніж вона стане гігантською, наприклад, крадіжки, пошкодження чи витоки товарів.

- Попередити запаси. Нестача запасів означає, що товар відсутній на складі.

- Забезпечити управління більш точним розумінням переваг замовника.

- Дозволити керівництву централізувати систему управління запасами для кількох локацій.

- Забезпечення більшої точності, оскільки кожен товарний запас реєструється окремо в головній книзі.

- Зменшити кількість фізичних запасів, не вимагаючи припинення рутинних ділових дій під час фізичного рахунку.

Недоліки

- У випадку ручного обліку використання вічної системи інвентаризації займає багато часу. Це також може призвести до багатьох помилок у кожному обліковому періоді. Цю проблему можна вирішити лише шляхом застосування комп'ютеризованої системи обліку.

- Використання комп'ютерів та програмного забезпечення бухгалтерського обліку може бути досить дорогим для малого бізнесу.

- Ведення рахунків товарно-матеріальних цінностей у постійній системі є дорогим та трудомістким.

- Системи постійної інвентаризації можуть бути вразливими до помилок через завищення або заниження. Вони можуть статися в результаті крадіжок, поломки, помилок сканування або нерозслідуваних рухів запасів, що призводить до помилок поповнення.

Приклад

Прикладом безстрокової системи інвентаризації є сучасний відділ доставки та прийому товарів. Кожне отримане вікно сканується в облікову систему і, таким чином, автоматично додається до балансу запасів.

Продукти, що постачаються клієнтам, позначаються штрих-кодом і відскануються, коли вони залишають транспортний док. Це автоматично виводить їх із системи обліку та призводить до зменшення запасів.

Як видно, ця сучасна система оновлюється в режимі реального часу. Не слід обробляти транзакції партіями, як у періодичній системі інвентаризації. Отже, всі звіти завжди будуть актуальними для розгляду керівними працівниками.

Список літератури

1. Стівен Брегг (2018). Вічна система інвентаризації. Інструменти обліку. Взято з: accounttools.com.
2. Стівен Брегг (2019). Різниця між періодичними та вічними системами інвентаризації. Інструменти обліку. Взято з: accounttools.com.
3. Джеймс Чен (2018). Вічний запас. Взято з: investstopedia.com.
4. Вікіпедія, безкоштовна енциклопедія (2019). Вічний інвентар. Взято з: en.wikipedia.org.
5. Мій курс бухгалтерського обліку (2019). Що таке вічна система інвентаризації? Взято з: myaccountingcourse.com.