СИСТЕМА ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ: ВИДИ, МЕТОДИ ТА ПРИКЛАДИ - ДУДИ - 2025

Система інвентаризації - це система моніторингу, яка звітує про кількість наявної сировини, запасів чи готової продукції. Це гарантує, що потрібна кількість матеріалів з належною якістю буде доступна в потрібному місці в потрібний час.

Ця система оновлюється кожного разу, коли товар продається чи використовується сировина для виготовлення товару, щоб знати, що можна придбати на наступний день. Це також дозволяє замовити продукти заздалегідь, щоб мати все необхідне в усі часи.

Джерело: pixabay.com

Коли люди думають про систему запасів, звичайно пов’язати її з галуззю роздрібної торгівлі. Однак, хоча для успішної роботи магазинів потрібна ефективна система запасів, вона також використовується у багатьох інших видах бізнесу, таких як виробництво, комунальні послуги, охорона здоров'я, державне управління та освіта.

У складі ланцюжка поставок система інвентаризації включає такі аспекти, як контроль та нагляд за закупівлями (як від постачальників, так і від покупців), забезпечення зберігання запасів, контроль кількості продукції для продажу та виконання доручень.

Важливість

Ефективна система інвентаризації - неодмінний компонент будь-якої операції з роздрібної торгівлі чи виробництва. Основне його призначення - точно підтримувати фізичну кількість продуктів, запасів та матеріалів, що зберігаються на складі.

Деякі з найважливіших елементів добре розробленої системи - це описи предметів, система нумерації, стандартизація одиниць вимірювання та точне маркування предметів.

Після встановлення система інвентаризації може використовуватися для контролю та збереження зберігаються товарів, щоб забезпечити не втрату товарно-матеріальних цінностей до псування або крадіжок.

Знання, коли потрібно переупорядкувати, скільки замовити, де зберігати інвентар тощо, може швидко стати складним процесом. Як результат, багато компаній потребують програмного забезпечення або системи управління запасами, що мають більші можливості, ніж прості бази даних та ручні формули.

Це дуже важливо для контролю витрат на придбання та досягнення цілей обслуговування клієнтів. Хоча програмне забезпечення для управління запасами є корисним інструментом управління, ключ до гарної системи полягає в надійності створених процедур.

Що таке система контролю запасів?

Система контролю запасів відноситься до стратегій, які компанії використовують для забезпечення достатнього запасу сировини для виробництва та готової продукції для продажу, з мінімізацією витрат на запаси.

Зберігання надлишків запасів є дорогим, оскільки простору та фінансові ресурси, вкладені в продукцію, часто можна краще використовувати в інших сферах.

Однак у той же час наявність низьких запасів може призвести до дорогих зупинок виробництва або затримок до виконання замовлення. Системи контролю запасів допомагають компаніям знайти делікатний баланс між занадто маленьким і занадто великим запасом.

Для чого це?

Системи управління інвентаризацією допомагають відстежувати інвентаризацію та надають дані, необхідні для контролю та управління ними.

Це технологічне рішення, яке об'єднує всі аспекти діяльності з інвентаризації організації, включаючи доставку, закупівлю, отримання, складування, оборот, відстеження та реорганізацію.

Хороша система контролю запасів досягає всього цього, застосовуючи цілісний підхід до інвентаризації та даючи змогу компаніям використовувати практику, яка оптимізує продуктивність та ефективність по всьому ланцюгу поставок.

З іншого боку, він підтримує правильний запас, у правильних місцях, щоб відповідати очікуванням клієнтів.

Незалежно від обраного типу системи управління запасами, переконайтеся, що вона містить систему для ідентифікації товарно-матеріальних цінностей та їх інформації, включаючи мітки штрих-коду.

Важливо також, що вона включає апаратні засоби для сканування міток штрих-коду, центральну базу даних для всіх інвентаризацій, а також можливість аналізу даних, генерування звітів та прогнозування попиту.

Стратегії інвентаризації

Відповідні стратегії управління запасами залежать від галузі. Нафтобаза може зберігати велику кількість запасів протягом тривалого періоду часу, що дозволяє чекати, коли попит відновиться.

Хоча зберігання нафти є дорогим і складним, немає ризику погіршити складські запаси або вийти зі специфікації.

Однак для компаній, що займаються швидкопсувними товарами або товарами, попит яких надзвичайно чутливий до часу, це не є можливістю накопичення запасів. Помилково оцінювати терміни чи кількість замовлень може бути дуже дорогим.

Типи

-Соціальна система інвентаризації

За допомогою вічної системи інвентаризації записи інвентаризації постійно оновлюються, підраховуючи доповнення та віднімання, коли товари інвентаризації отримують, продають, переміщують з одного місця в інше, відбирають для споживання та викидають.

Деякі організації віддають перевагу такому типу системи, оскільки він надає сучасну інформацію про інвентаризацію та краще обробляє фізичну кількість запасів.

Вічна система інвентаризації також надається перевагу для відстеження товарних запасів, оскільки вона постійно забезпечує точні результати при належному керуванні.

Цей тип системи найкраще працює, коли разом із складським інвентарем використовують базу даних з кількістю запасів та місцями зберігання, оновлені працівниками в режимі реального часу, використовуючи сканери штрих-коду.

Виклики для подолання

Є деякі проблеми, пов'язані з цим типом системи. По-перше, ця система не може підтримуватися вручну і вимагає спеціалізованого обладнання та програмного забезпечення, що призводить до більш високих витрат на впровадження, особливо для компаній, що мають декілька локацій або складів.

Постійні оновлення та обслуговування необхідні для постійної системи інвентаризації, що також може бути дорогим.

Інша проблема використання цього типу системи полягає в тому, що з плином часу записаний інвентар може не відображати фактичну інвентаризацію, оскільки часті фізичні підрахунки запасів не використовуються.

Результатом цього є те, що на записи запасів впливають помилки, викрадені предмети або неправильно відскановані предмети, що призводить до того, що вони не відповідають фізичним підрахункам запасів.

-Регулярна система інвентаризації

Система періодичної інвентаризації не відстежує інвентаризацію постійно, а навпаки дозволяє організаціям знати початковий та кінцевий рівні запасів протягом певного періоду часу.

Ця система відстежує інвентар, використовуючи фізичні підрахунки. Коли фізична інвентаризація завершена, залишок на рахунку закупівель додається до рахунку інвентаризації та коригується відповідно до вартості закінченого товарно-матеріального запасу.

Підприємства можуть обрати вартість розрахунку запасів, що закінчуються, використовуючи LIFO, FIFO або інший метод обліку запасів, маючи на увазі, що інвентаризація починається з інвентаризації попереднього періоду.

Є також деякі недоліки використання періодичної системи інвентаризації. По-перше, поки підрахунок фізичних запасів завершується, нормальна ділова діяльність майже припиняється. Як результат, працівники мають можливість поспішно виконувати фізичні підрахунки через обмеження часу.

Помилки та шахрайство можуть бути частішими в цій системі, оскільки немає постійного контролю за товарно-матеріальними запасами. Також стає складніше визначити, де виникають розбіжності в кількості запасів, оскільки між підрахунками проходить багато часу.

Як впровадити систему інвентаризації в компанії?

-Розробити систему зберігання

Організуйте продукти

Перше - організувати збережені вами продукти, щоб ви могли легко отримувати доступ та рахувати кожен товар у своєму інвентарі. Потрібно позначити все так, щоб його можна було легко розпізнати і матеріали можна розмістити в потрібному місці.

Ефективність системи інвентаризації багато в чому залежить від точності підрахунку предметів, що підлягають інвентаризації. Неправильний підрахунок може призвести до розбіжностей у бухгалтерському обліку, призвести до перебоїв та перевиробництва.

Вимоги до зберігання

Наступне - розрахувати фізичні розміри, необхідні для зберігання товарних запасів. Це може бути цілий склад або невеликий шафа, залежно від розміру продукції чи матеріалів та обсягу продажів.

Також слід враховувати будь-які особливі умови, необхідні для зберігання, такі як контроль температури або вологості.

Інвентар повинен бути розміщений ефективно для покращення управління ними. Кожен предмет повинен бути розташований так, щоб той, який має найбільший товарообіг, був найдоступнішим.

Слід також враховувати розпорядження застарілими предметами, які продаються нечасто.

Розглянемо систему штрих-коду

Якщо у вас є велика кількість товарних запасів, вам знадобиться якийсь спосіб відстеження предметів. Найпростіший спосіб зробити це через систему штрих-коду. Якщо у вас є кілька типів предметів, ви можете використовувати візуальну систему.

-Взяти інвентар

Підготовка працівників

Люди, які працюють над інвентаризацією, є найважливішим аспектом системи. Якщо вони не будуть навчені чи впевнені, хто повинен вжити заходів, ефективність та точність управління постраждають.

Співробітники повинні пройти навчання з усіх аспектів системи інвентаризації, наприклад, що потрібно робити в кожній точці, хто повинен це робити, і як це слід документувати.

Виконуйте періодичні підрахунки

Частота, з якою проводиться інвентаризація, матиме значний вплив на точність системи інвентаризації. Деякі типи операцій потребуватимуть частіших інтервалів інвентаризації, ніж інші.

Важливо спочатку зосередитись на найбільш критичних питаннях. Наприклад, ви можете встановити товари з високим пріоритетом як такі, які складають 80% продажів. Тоді для товарів з меншим продажем можна створити середні та низькі категорії пріоритету. Це дозволить уникнути витрачання часу на підрахунок предметів із низькими продажами.

-Складові запаси

Встановити дані

Інвентар повинен бути відрегульований через крадіжку, застарілість, погіршення чи пошкодження. Скорочення запасів пояснить різницю між фізичною кількістю запасів і запасами, записаними в книгах.

Окремі функції

Управління запасами вимагає як фізичного управління товарно-матеріальними запасами, таким як підрахунок та переміщення товарних запасів, так і адміністративних завдань, таких як подання відповідної документації та облік.

Цими двома функціями повинні займатися різні відділи, тим самим знижуючи ризик крадіжки.

-Удосконалити управління запасами

Оптимізуйте рівні запасів

Рівні запасів повинні підтримуватися на правильному рівні, щоб отримати максимальний прибуток та зменшити збитки.

Зберігання занадто великої кількості запасів збільшує ризик моральної застарілості, пошкодження та псування, не дотримуючись при цьому достатньої кількості означає втрату можливостей продажу.

Розгорнути програмне забезпечення

Хоча використання електронної таблиці може працювати для малого бізнесу, великим підприємствам знадобиться програмне забезпечення для управління запасами.

Система може бути інтегрована з іншим бізнес-програмним забезпеченням для створення інтегрованої системи та автоматизації операцій.

Методи та засоби контролю запасів

Контроль інвентаризації ABC

Не бажано мати однаковий ступінь контролю над усіма товарно-матеріальними товарами, оскільки кожен змінюється залежно від його річної вартості споживання.

Тому цей метод контролю запасів використовується для визначення важливості кожного товару на складі відповідно до його річної вартості споживання. Їх класифікують як A, B і C.

Елементи високої вартості класифікуються як "А". Зазвичай вони становлять 15% -25% товарно-матеріальних цінностей, що становить 75% -80% від річного значення споживання. Слід суворо контролювати ці пункти.

Категорію "В" складають предмети, які мають меншу споживчу цінність. Він складається з 20% -30% товарно-матеріальних цінностей, що становить 10% -15% річної вартості споживання. Ці пункти повинні підтримувати розумний контроль.

Менш важливі товари в інвентарі класифікуються як "С". Він складається з 45% -65% товарно-матеріальних цінностей, що становить 5% -15% річної вартості споживання. Через низьку цінність цих предметів над ними зберігається мало контролю.

Метод з трьома лотками

В її основі лежить концепція системи Kanban, яка використовується японськими виробниками, яка регулює поставку предметів за допомогою картки із відображенням набору специфікацій.

Робочі центри показують цю карту, коли вони хочуть витягнути інвентар з лотків поставок.

Усі три лотки, один на поверсі заводу, один на складі та третій у приміщенні постачальника, добре обладнані карткою Kanban для відстеження руху товарно-матеріальних цінностей.

Після використання інвентарю з лотка, розміщеного на підлозі рослини, він поповнюється з лотка для зберігання. Згодом складський лоток відправляється постачальнику для заповнення із зарезервованого інвентарю. Одразу постачальник виготовить більше товарних запасів, щоб заповнити їх порожній контейнер.

Вчасно

Це метод, коли матеріали набуваються за кілька годин до їх використання. Вони приймаються компаніями для зменшення зайвого навантаження на запаси, якщо попит менший, ніж запланований запас.

Мета цього методу - збільшити товарообіг та зменшити витрати на обслуговування сховищ.

Тому це виключає необхідність ведення великих запасів. Щоб скористатись перевагами цього способу, необхідно встановити правильний термін між доставкою матеріалу та виробничим циклом.

Комп’ютерна система

Цей інструмент інтегрує в єдину систему всі функції, пов'язані з управлінням запасами. Програмне забезпечення такого типу дозволяє компанії контролювати запаси, автоматично оновлюючи запаси, записуючи вилучення та переглядаючи залишки.

Ваші переваги можуть бути максимально використані при інтеграції інвентарної системи управління запасами з іншими системами, такими як облік та збут, які допомагають краще контролювати рівень запасів.

Фіксована кількість замовлення

У цьому методі встановлюються максимальний і мінімальний рівні запасів. Фіксована максимальна кількість запасів може автоматично поповнюватися, коли рівень запасів досягає встановленого мінімального рівня запасів або встановленої точки замовлення.

Компанія повинна встановити максимальну та мінімальну ємність запасів, відповідно до місця зберігання та тенденції продажів.

Цей спосіб допомагає зменшити помилки впорядкування та ефективно керувати ємністю зберігання.

Приклади

NetSuite ERP

Ця система призначена для контролю запасів, незалежно від обсягу чи місця розташування. Це дозволяє задовольнити очікування обслуговування клієнтів або поставити робочі замовлення на склад.

Використовуючи вбудовані інструменти та функції, інвентар можна відстежувати у кількох місцях, а також контролювати замовлення та запаси безпеки.

Розроблене для середніх та великих компаній, рішення гарантує наявність у вас великого обсягу товарних запасів для задоволення потреб у будь-який час.

Інвентар Зохо

Що ви одразу оціните в цій системі управління запасами, це те, що вона є частиною набору програм Zoho для підвищення продуктивності бізнесу, одного з найбільш широко використовуваних брендів програмного забезпечення підприємств.

Великою перевагою Zoho Inventory перед іншими системами є його сумісність з іншими програмами продуктивності Zoho, що дозволяє стабільно переносити дані по продуктах Zoho.

Це означає, що ви можете керувати товарно-матеріальними товарами, продажами, людськими ресурсами та керувати відносинами з клієнтами, використовуючи єдину платформу.

QuickBooks

Хоча QuickBooks багатьом відомий як відмінне програмне забезпечення для бухгалтерського обліку, його інструмент управління запасами здатний не відставати від найкращих інструментів управління запасами на ринку.

Враховуючи, що бізнес займається продажем предметів чи послуг, то має сенс, що програмне рішення для бухгалтерського обліку може бути в змозі керувати всіма цими предметами.

По-перше, QuickBooks дбає про оновлення кількості запасів, які купуються чи продаються. Швидкий перегляд цієї функції повинен дозволяти вам легко повідомити, що продається, а потім сказати, що потрібно впорядкувати.

Хоча ви схильні до інших завдань, QuickBooks працює у фоновому режимі, щоб вивести значення балансу на баланс.

Список літератури

1. Ніколь Понтій (2019). 4 типи систем управління запасами: вічний vs. Періодичний контроль запасів та системи управління запасами, що їх підтримують. Камкод. Взято з: camcode.com.
2. Ділові жаргони (2019). Система управління запасами. Взято з: businessjargons.com.
3. Майкл Р. Льюїс (2019). Як розробити систему інвентаризації. Wiki Як. Взято з: wikihow.com.
4. Анам Ахмед (2018). Що таке системи інвентаризації? Нахабний. Взято з: bizfluent.com.
5. TradeGecko (2019). Що таке управління запасами? Взято з: tradegecko.com.
6. Адам Хейс (2019). Управління запасами. Інвестопедія. Взято з: investstopedia.com.
7. Довідка для бізнесу (2019). Системи управління запасами. Взято з: referenceforbusiness.com.
8. Фінанси онлайн (2019). 10 кращих систем управління запасами за 2019 рік. Взяте з: financesonline.com.