ВІЧНА СИСТЕМА ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ: ЕКСПЛУАТАЦІЯ, ПЕРЕВАГИ - ДУДИ - 2025

Система безперервної інвентаризації є облік метод інвентаризації , який негайно реєструє продаж або купівлю запасів за рахунок використання комп'ютеризованих систем та програмного забезпечення для управління активами підприємства.

Він показує досить детальний вигляд змін запасів із негайними звітами про кількість запасів на складі та точно відображає рівень доступних товарів.

Постійний інвентар є кращим методом відстеження товарних запасів, оскільки за умови правильного управління він може постійно отримувати досить точні результати.

У бізнесі наявність інвентарю, ніж потрібно, дорого коштує та може призвести до марних витрат. З іншого боку, маючи занадто мало значить, ви ризикуєте розчарувати клієнтів і втратити дохід від продажу конкурентам.

Оскільки постійне програмне забезпечення для інвентаризації завжди актуальне, ви моментально бачите рівень запасів, що дозволяє швидше реагувати на зміни попиту.

Як працює процедура?

За допомогою системи безстрокової інвентаризації компанія постійно оновлює записи про запаси, враховуючи її доповнення та віднімання для таких заходів, як:

- придбані інвентарні речі.

- Товар, що продається на складі.

- Матеріали, взяті з інвентарю для використання у виробництві.

- Викинуті предмети.

Система прекрасно працює в поєднанні з комп'ютерною базою даних, оновлюваною в режимі реального часу персоналом складу за допомогою сканерів штрих-коду або продавцями з використанням терміналів торгових точок.

Періодична інвентаризація проти вічної інвентаризації

Традиційно, якщо ви хотіли дізнатись, скільки предметів було на складі, вам довелося виконати фізичну кількість і узгодити її з ручними або автоматизованими системами на основі партії.

Компанії фізично обліковували інвентаризацію наприкінці визначеного періоду, а показники запасів оновлювались на той час. Це відомо як система періодичного інвентаризації, оскільки інформація періодично оновлюється.

Вічна система інвентаризації використовує програмне забезпечення для управління запасами та процеси, що дозволяють оновити рух в інвентарі в реальному часі.

Співробітники використовують сканери штрих-коду для запису продажів, покупок або повернень у міру їх виникнення.

Ця інформація надсилається до бази даних, яка постійно оновлюється для запису кожної зміни. Постійне оновлення інвентаря - це те, що дає назву системі та відрізняє її від періодичного підходу.

Вічні інвентарні рахунки

За цією системою вести облік покупки не потрібно, оскільки інвентарний рахунок стягується безпосередньо з кожної покупки товару.

Рахунки, які слід розміщувати в цій системі:

- При придбанні товару для зберігання його в інвентарі:

- Коли понесені такі витрати, як фрахт, страхування тощо, додаються до вартості товару:

- Якщо товар повертається постачальнику:

- Коли товар продається:

- Якщо товар повертається клієнтами:

- Коли буде знайдена різниця між сумою облікового запису та фізичною кількістю:

Перевага

Дозволяє точне поповнення

Зміни в запасах реєструються в режимі реального часу при купівлі та продажу товарно-матеріальних цінностей. Це дає змогу створювати звіти, які негайно ідентифікують товари з запасами, які закінчуються.

Дізнайтеся про занепад і крадіжки

У періодичній системі інвентаризації запаси коригуються в кінці періоду, перевіряючи фізичну кількість запасів. Це приховує будь-які помилки в крадіжці, зниженні або навіть підрахунку помилок, коли це коригування переноситься на рахунок вартості проданих товарів.

Вічна система порівняє значення інвентаризації в системі з підрахунком кінця періоду і дозволить дослідити будь-які невідповідності.

Складає більш точну проміжну фінансову звітність

Оскільки в періодичній системі інвентаризації значення запасів не змінюються протягом періоду, як облік товарно-матеріальних цінностей у балансі, так і вартість рахунку, проданого товарами, у звіті про прибутки та збитки протягом періоду невірні. періоду.

Вічна система підтримує ці суми правильними та надає більш точний набір фінансових звітів протягом періоду.

Більш тісне управління рівнями запасів

Рівні запасів завжди правильні і доступ до них в Інтернеті в будь-який час. Ви можете правильно обчислити свою норму збитку, щоб дізнатися, чи сповільнюються продажі чи продукти більше не продаються швидко.

Інтеграція з іншими бізнес-системами

Інформація про інвентаризацію в реальному часі є життєво важливою для фінансових та бухгалтерських груп. Інтеграція системи запасів з фінансовими системами сприяє забезпеченню точної податкової та регуляторної звітності.

Продавці можуть забезпечити кращий досвід клієнтів, безпосередньо впливаючи на їх репутацію. Її інтеграція із системами мерчандайзингу дає команді поточний огляд того, що продається, а що ні.

Недоліки

Висока вартість реалізації

Для використання вічної системи інвентаризації бізнес повинен спочатку встановити спеціалізоване обладнання та програмне забезпечення. Для коректної реалізації системи потрібні великі початкові інвестиції, багато ресурсів та часу.

Після встановлення необхідного обладнання та програмного забезпечення їх регулярне обслуговування та оновлення продовжуватимуть бути обов'язковими, що коштуватиме бізнесу ще більше.

Більша складність

Компанія вимагає пропонувати навчання кожному із працівників через складність системи.

Співробітники потребують навчання щодо використання унікального програмного забезпечення компанії, а також потребуватимуть навчання використанню спеціального обладнання, наприклад сканерів.

Записаний інвентар може не відображати фактичну інвентаризацію

Це може бути недоліком для розміщення транзакцій, як тільки вони відбудуться, оскільки розміщений товарний запас може не відображати фактичну інвентаризацію з часом.

Це відбувається тому, що у вічній системі інвентаризації фізичні підрахунки запасів не використовуються часто.

Оскільки більша кількість людей здійснює транзакції в системі, компанія бере на себе більший ризик помилок через людські помилки.

Більше часу споживання

За допомогою періодичної системи інвентаризації компанії виділяють певний час для обліку запасів.

Вони можуть реєструватися щотижня, щомісяця або навіть щорічно. Це робить систему періодичної інвентаризації менш затратною, ніж вічна система інвентаризації.

За допомогою вічної системи кожна транзакція повинна бути записана негайно. Аудитори повинні переглянути операції, щоб переконатися, що вони є правильними, і фізичні запаси все ще потрібно зробити, щоб знайти розбіжності в цифрах.

Список літератури

1. Стівен Брегг (2017). Вічна система інвентаризації. Курси та книги з бухгалтерського обліку. Взято з: accounttools.com.
2. Інвестопедія (2018). Вічний інвентар. Взято з: investstopedia.com.
3. Бухгалтерський облік для менеджменту (2017). Вічна система інвентаризації. Взято з: accountformanagement.org.
4. Oracle Netsuite (2018). Навіщо використовувати вічну систему інвентаризації? Взято з: netsuite.com.
5. Енджі Мохр (2018). Переваги вічної системи інвентаризації. Малий бізнес - Chron.com. Взято з: chron.com.
6. Таня Робертсон (2018). Недоліки системи безперервної інвентаризації. Малий бізнес - Chron.com. Взято з: smallbusiness.chron.com.